Theaterfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Raumplanung früh fest: Ordne jeder Aufführung einen Saal zu und erstelle spätestens eine Woche vorher einen Lageplan mit Wegen, Einlass, Toiletten, Umkleiden und Ausgängen.
• Plane die technische Probe nicht nur für die Hauptbühne. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Scheinwerfer und Kabel in jedem genutzten Saal mindestens einmal unter realen Bedingungen.
• Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Zahl der Gäste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival an das Catering weiter. So lassen sich Geschirr, Getränke und warme Speisen passend vorbereiten.
• Teile Freiwillige nach konkreten Zeitfenstern ein: Einlass, Saalwechsel, Garderobe, Catering und Abbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person, statt nur eine allgemeine Helferliste.
• Drucke Programmhefte, Beschilderung und Lageplan nicht erst am Veranstaltungstag. Sortiere die Hefte am Vortag und stelle Dekoration, Vorhänge, Stühle und Abfallbehälter nach Raum getrennt für den Aufbau bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Termin, Location und Programm. Technik, Sicherheitsplan und Helfereinteilung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival feststehen.

Was muss man bei einem Theaterfestival an Technik einplanen?

Prüfe pro Spielort Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel und Stromversorgung. Setze die technische Probe mindestens 1 bis 2 Wochen vorher an und teste am Veranstaltungstag vor dem Einlass noch einmal alle Leitungen.

Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?

Plane pro gleichzeitig geöffnetem Saal mindestens 2 Personen für Einlass und Orientierung ein, zusätzlich Verantwortliche für Technik, Catering und Sicherheit. Bei mehreren Aufführungen solltest du Schichten von 3 bis 4 Stunden einteilen, damit niemand den ganzen Tag durchgehend eingesetzt wird.

Wann sollte man Catering und Getränke für ein Theaterfestival bestellen?

Bestelle Catering und Getränke mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die endgültige Gästezahl 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Kaffee, Wasser und Gläser müssen vor dem ersten Einlass bereitstehen.

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