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Organiser un festival de théâtre sans rien oublier

Un festival de théâtre demande de coordonner les spectacles, les équipes, le public et la technique sur un même calendrier. Commence par bloquer la date et le lieu, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout aux vérifications : accès aux salles, signalétique, répétition technique, décor, boissons et matériel. Cette checklist t’aide à suivre les 71 tâches du plan dans le bon ordre, avec les 55 fournitures à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date du festival

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Établir le programme

    3 personnes

  • Confirmer les représentations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Coordonner la technique

    2 personnes

  • Vérifier le plan de sécurité

    2 personnes

  • Créer un plan d’accès aux salles

  • Imprimer le plan

  • Concevoir la signalétique

  • Publier les informations au public

  • Vérifier les éléments de décor

    2 personnes

  • Planifier la répétition technique

    2 personnes

  • Récupérer le matériel

    3 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Classer les programmes

    2 personnes

  • Installer les éléments de décor

    3 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Suspendre les rideaux de théâtre

    3 personnes

  • Monter l’installation lumière

    3 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Établir le plan de la salle

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Aménager le foyer

    3 personnes

  • Monter le stand d'information

    2 personnes

  • Aménager la billetterie

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Préparer les programmes

    2 personnes

  • Tester la technique

    3 personnes

  • Régler les niveaux d’éclairage

    2 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Faire le briefing des artistes

    2 personnes

  • Assurer l'accueil du public

    4 personnes

  • Vérifier les billets

    3 personnes

  • Accompagner le public à la salle

    3 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Encadrer la première représentation

    3 personnes

  • Servir les boissons de pause

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner la deuxième représentation

    3 personnes

  • Accompagner le public entre les salles

    3 personnes

  • Servir le buffet du soir

    5 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Accompagner la troisième représentation

    3 personnes

  • Ranger le foyer

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner le spectacle final

    3 personnes

  • Prononcer le discours de clôture

  • Accompagner la sortie du public

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

Suivi

  • Démonter l'installation d'éclairage

    3 personnes

  • Démonter la sono

    3 personnes

  • Démonter les éléments de décor

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les salles

    4 personnes

  • Nettoyer le foyer

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Stocker la restauration restante

    2 personnes

  • Rendre les objets empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 6
  • Chaises de théâtreqté 300
  • Tables pliantesqté 12
  • Tabourets de barqté 8
  • Chaises des vestiairesqté 20
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Poubellesqté 12

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 180
  • Verres à eauqté 300
  • Verres à vinqté 180
  • Assiettesqté 300
  • Fourchettesqté 300
  • Couteauxqté 300
  • Cuillèresqté 250

Catering

  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Glacièresqté 8
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Courses

Équipement

  • Haut-parleursqté 4
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Câbles audioqté 12
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 10
  • Ordinateur portableqté 2
  • Boîtes à outilsqté 3
  • Passe-câblesqté 20
  • Planches à roulettesqté 4
  • Extincteursqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

  • Projecteurs de théâtreqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Décoration

  • Rideaux de théâtreqté 4
  • Toiles de fondqté 4
  • Panneaux décoratifsqté 10
  • Bacs à accessoiresqté 8
  • Tapis rougesqté 2
  • Panneaux indicateursqté 20
  • Panneaux du programmeqté 6
  • Badges nominatifsqté 40

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Pinces de serviceqté 12
  • Thermosqté 8
  • Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

  • Seaux de nettoyageqté 6
  • Serpillièresqté 6
  • Sets de balaiqté 4
  • Aspirateursqté 3
  • Gants de nettoyageqté 12

Conseils

  • Bloque le programme assez tôt pour confirmer chaque représentation, envoyer les invitations et traiter les inscriptions avant de commander le catering. Prévois une date limite claire pour les besoins alimentaires.
  • Pour l’accueil, indique sur un même plan l’accès aux salles, les vestiaires et les espaces de pause. Imprime plusieurs exemplaires et place la signalétique avant l’arrivée du public.
  • Ne laisse pas la technique au jour du festival : teste les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones sans fil, les câbles, les rallonges et les projecteurs pendant une répétition dédiée.
  • Prévois les boissons et le service séparément de la décoration. Les carafes, verres, plateaux, machines à café, bouilloires, glacières et bacs de maintien au chaud doivent être disponibles avant l’ouverture.
  • Le décor et la scène prennent souvent plus de temps que prévu. Installe les éléments de podium, les rideaux et les projecteurs avant l’accueil, puis garde un créneau pour récupérer ou ranger le matériel après les représentations.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de théâtre ?
Commence plusieurs mois avant la date prévue, surtout pour réserver le lieu et confirmer les représentations. Termine le programme avant d’ouvrir les inscriptions, puis réserve le catering dès que le nombre de participants devient fiable.
Comment organiser le programme d’un festival de théâtre ?
Regroupe les représentations par salle et par horaire, en laissant une marge entre deux spectacles pour les sorties, l’installation et les retards. Publie le programme après confirmation de chaque représentation et vérifie les besoins techniques de chaque créneau.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un festival de théâtre ?
Prévois les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles, les rallonges et les multiprises, ainsi que les projecteurs et leurs pieds. Fais un test complet pendant une répétition technique, idéalement au moins un jour avant le public.
Quand préparer l’accueil et le catering ?
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser la commande. Installe les espaces d’accueil, les vestiaires, les tables et la vaisselle avant l’ouverture, puis refroidis les boissons et prépare le café le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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