Zo organiseer je een concert zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en het programma; die drie bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Leg artiesten contractueel vast en verzamel direct hun technische eisen, zodat je PA-set, microfoons, monitoren en stroomvoorziening passend kunt regelen. Controleer daarna vergunningen, verzekering, begroting en entreeprijs voordat je uitnodigingen en online promotie start. In de laatste week draait alles om een definitieve bezoekerslijst, een technisch plan, vrijwilligers en een draaiboek met contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten en programma vastleggen
2 personen
3
Optredens contractueel bevestigen
2 personen
4
Technische eisen verzamelen
2 personen
5
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
6
Reserveringen maken
2 personen
7
Begroting en entreeprijs vaststellen
2 personen
8
Verzekering controleren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Concert online publiceren
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Artiesteninformatie versturen
15
Technische plattegrond maken
2 personen
16
Draaiboek en contactlijst maken
2 personen
17
Entree- en polsbandjes bestellen
18
Promotie herinneren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Materialen ophalen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Catering voorbereiden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
28
Podiumdelen opbouwen
4 personen
29
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
30
Microfoons en statieven plaatsen
2 personen
31
Lichtapparatuur installeren
3 personen
32
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Cateringbalie opbouwen
3 personen
35
Entreebalie inrichten
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Koelkasten vullen
2 personen
40
Hapjes en snacks klaarzetten
3 personen
41
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
42
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
43
Artiesten ontvangen
2 personen
44
Artiestenruimtes inrichten
2 personen
45
Entreepersoneel instrueren
2 personen
46
Barpersoneel instrueren
2 personen

Event

47
Deuren openen
3 personen
48
Bezoekers ontvangen
4 personen
49
Kaarten en polsbandjes controleren
3 personen
50
Garderobe beheren
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Podiumwissels begeleiden
3 personen
55
Artiesten verzorgen
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
59
Pauze aankondigen
60
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
61
Eindtijd aankondigen
62
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
63
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

64
Bar sluiten
3 personen
65
Overgebleven catering koelen
2 personen
66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Podium veilig vrijmaken
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
75
Materialen inventariseren
2 personen
76
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
77
Gevonden voorwerpen bewaren
78
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Statafelsaantal 12
Zitbankenaantal 8
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kleerhangersaantal 120
Barbalie
Artiestentafelsaantal 4

Apparatuur

PA-set
Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DIsaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Laptop
Printer
Reservegeheugensticksaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Vlaggenlijnenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Plakstripsaantal 4
Gaffer tapeaantal 6
Programmapostersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelkastenaantal 2

Catering

Boodschappen
Drankkrattenaantal 10
Waterdispensersaantal 3
Menubordenaantal 4
Prijskaartenaantal 12
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Bonrollenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 2

Entree

Entreebandjesaantal 200
Entreekaartenaantal 200
Polsbandjesschaaraantal 2
Stempelkussensaantal 2
Entreepennenaantal 12
Garderobeticketsaantal 250

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampen veiligheidaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Kabelbruggenaantal 10
Brandblusdekensaantal 2

Kantoor

Draaiboekenaantal 12
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Naamstickersaantal 100

Transport

Transportkarrenaantal 3
Spanbandenaantal 8
Transportdekensaantal 12

Tips

Plan de techniek niet pas op de concertdag. Vraag per artiest een technische rider op en vertaal die naar een plattegrond met podiumdelen, mengtafel, luidsprekers, monitoren, microfoons en kabelroutes.
Zet vergunningen en meldingen direct na het bevestigen van de locatie op je planning. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf welke stukken nodig zijn; zonder die controle kun je promotie en kaartverkoop te vroeg starten.
Maak één tijdschema voor opbouw, soundcheck, deuren open en optredens. Zet per onderdeel een verantwoordelijke en telefoonnummer in het draaiboek, zodat vrijwilligers niet tijdens de soundcheck naar instructies hoeven te zoeken.
Bestel entree- en polsbandjes ruim vóór de laatste bezoekerslijst. Tel daarnaast statafels, stoelen, barbenodigdheden en artiestentafels apart van de publieksinrichting; die worden bij het klaarzetten vaak vergeten.
Plan de laatste boodschappen en het koelen van dranken op een vast moment vóór de deuren opengaan. Controleer die dag ook de weersverwachting, noodverlichting, reservebatterijen, verlengkabels en kabelgoten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Plan vergunningen, techniek en promotie niet later dan 6 weken voor het concert in.
Wanneer moet ik de technische eisen van artiesten opvragen?: Vraag de technische riders direct bij het boeken op, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Gebruik de definitieve informatie uiterlijk 2 weken voor het concert voor je podium- en kabelplan.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een concert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en doelgroep. Houd extra water beschikbaar voor artiesten, vrijwilligers en de backstage.
Wanneer maak je het draaiboek voor een concert?: Maak een eerste versie ongeveer 4 weken vooraf en werk die 7 dagen voor het concert bij met de definitieve bezoekerslijst, weersverwachting, vrijwilligersindeling en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.