Concert organiseren: een praktische checklist

Een concert organiseren vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je moet de datum en locatie vastleggen, optredens contractueel bevestigen en technische eisen vertalen naar een duidelijke plattegrond. Regel vergunningen, verzekering, kaartverkoop en vrijwilligers ruim vóór de concertdag. In de laatste week draait het om bezoekersaantallen, kabels, polsbandjes, koeling en een draaiboek waarmee iedereen weet wat er wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten en programma vastleggen
2 personen
Optredens contractueel bevestigen
2 personen
Technische eisen verzamelen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Begroting en entreeprijs vaststellen
2 personen
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Technische plattegrond maken
2 personen
Draaiboek en contactlijst maken
2 personen
Entree- en polsbandjes bestellen
Promotie herinneren
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
3 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Microfoons en statieven plaatsen
2 personen
Lichtapparatuur installeren
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Cateringbalie opbouwen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Hapjes en snacks klaarzetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimtes inrichten
2 personen
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Barpersoneel instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten en polsbandjes controleren
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Pauze aankondigen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Eindtijd aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte afronden
2 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
Podium veilig vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Statafelsaantal 12
Zitbankenaantal 8
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Kleerhangersaantal 120
Barbalie
Artiestentafelsaantal 4

Apparatuur

PA-set
Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DIsaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Laptop
Printer
Reservegeheugensticksaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Vlaggenlijnenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Plakstripsaantal 4
Gaffer tapeaantal 6
Programmapostersaantal 20
Wegwijzerbordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelkastenaantal 2

Catering

Boodschappen
Drankkrattenaantal 10
Waterdispensersaantal 3
Menubordenaantal 4
Prijskaartenaantal 12
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Bonrollenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 2

Entree

Entreebandjesaantal 200
Entreekaartenaantal 200
Polsbandjesschaaraantal 2
Stempelkussensaantal 2
Entreepennenaantal 12
Garderobeticketsaantal 250

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampen veiligheidaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Kabelbruggenaantal 10
Brandblusdekensaantal 2

Kantoor

Draaiboekenaantal 12
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Notitieblokkenaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfbordenaantal 4
Naamstickersaantal 100

Transport

Transportkarrenaantal 3
Spanbandenaantal 8
Transportdekensaantal 12

Tips

Verzamel technische eisen direct na het boeken van de artiesten. Noteer per optreden de benodigde microfoons, DI’s, monitoren, kabels en stroompunten en verwerk dit in één technische plattegrond.
Plan vergunningen, meldingen en verzekeringscontrole minimaal 8 weken vóór het concert. Controleer ook of de locatie eisen stelt aan noodverlichting, publiekscapaciteit en geluidsniveau.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een draaiboek met contactlijst, opbouwtijden, soundcheck, deuren open, optredens en afbouw. Geef een aparte versie aan vrijwilligers, techniek en artiesten.
Controleer de bezoekerslijst en dieetwensen 3 tot 5 dagen vooraf. Bestel daarna pas de laatste hoeveelheden catering en dranken, zodat je niet op de concertdag nog moet bijbestellen.
Doe boodschappen en haal gehuurde materialen uiterlijk de dag vóór het concert op. Koel dranken op tijd, leg entree- en polsbandjes klaar en test PA-set, verlichting en alle verlengkabels vóór de eerste artiest arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, artiesten en begroting. Regel vergunningen, techniek en promotie minimaal 8 weken vóór de concertdatum.
Wanneer moet ik de technische eisen van een concert regelen?: Vraag de technische rider direct bij het contract op, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Maak uiterlijk 2 weken vóór het concert de definitieve technische plattegrond en contactlijst.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een concert?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, naast techniek en artiestenbegeleiding. Plan extra mensen voor entree, garderobe, bar, opbouw en afbouw tijdens piekmomenten.
Wanneer moet ik de bezoekersaantallen en catering definitief maken?: Maak de definitieve bezoekerslijst 3 tot 5 dagen vooraf en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Controleer de boodschappenlijst daarna opnieuw en bereid catering zo veel mogelijk op de dag vóór het concert voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.