Theaterconcert organiseren: checklist van plan tot uitvoering

Een theaterconcert vraagt om meer dan een podium en een programma. Je regelt tegelijk artiestencontracten, kaartverkoop, techniek, publieksontvangst en catering. Begin met datum en locatie, leg daarna afspraken met artiesten en leveranciers vast en werk toe naar een technisch draaiboek. In de laatste week controleer je bezoekersinformatie, dieetwensen, muziekbestanden en alle materialen voor podium, zaal en ontvangst. Zo voorkom je dat een ontbrekende microfoon, onduidelijke podiumindeling of te late cateringbestelling op de speeldag problemen geeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Artiestencontracten bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Kaartverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Reservering geluidsapparatuur maken
Reservering lichtapparatuur maken
Reservering muziekinstrumenten maken
Vergunningen controleren
Verzekeringspapieren klaarleggen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
Technische planning maken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
4 personen
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Lichtstanden programmeren
2 personen
Podium decoreren
3 personen
Foyer inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestencatering klaarzetten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzebuffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Artiestenmaaltijd serveren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Publieksvragen begeleiden
Afscheid en applaus begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Foyer schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Garderobe leegmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Artiestenafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 180
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Gebaksbordenaantal 180
Dessertvorkjesaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Podiumgordijnenaantal 2
Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menustandaardsaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Welkomstbord
Rode loper

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
USB-sticksaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 8
Instrumentstandaardsaantal 8
Geluidsisolatiepanelenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Theaterspotsaantal 6
Lichtstatiefaantal 2
Lichtcontroller

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

Brandblussersaantal 3
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk twee weken voor het concert vast. Vraag per artiest naar instrumenten, aansluitingen, microfoons, DI-boxen en benodigde monitorgeluiden; verwerk alles in één technische planning.
Open de kaartverkoop pas nadat datum, locatie, programma en zaalcapaciteit zijn bevestigd. Controleer de aanmeldingen wekelijks en druk de bezoekerslijst opnieuw af zodra wijzigingen niet meer automatisch worden verwerkt.
Plan de soundcheck met een tijdsblok per artiest en houd minimaal 30 minuten reserve vóór de deuren opengaan. Controleer niet alleen mengtafel en luidsprekers, maar ook draadloze microfoons, microfoonstatieven en muziekbestanden.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en plaats daarna de cateringbestelling. Koel dranken op tijd en zet waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en serveerbladen klaar voordat artiesten en bezoekers binnenkomen.
Maak in de laatste 48 uur een zaalronde met het draaiboek in de hand. Controleer podiumdelen, podiumtrappen, stoelen, garderoberekken, afvalbakken, programmastandaards, het welkomstbord en de route naar de zaal.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een theaterconcert organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste week datum, locatie, artiesten en vergunningen vast; plan kaartverkoop en promotie daarna, zodat je minimaal 6 weken publiekswerving hebt.
Wanneer moet ik de techniek voor een theaterconcert reserveren?: Reserveer geluidsapparatuur, lichtapparatuur en muziekinstrumenten uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Verzamel technische wensen uiterlijk 2 weken voor het concert en plan de soundcheck vóór de deuren openen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een theaterconcert?: Reken op minimaal 4 uur voor podium, stoelen, licht, geluid, instrumenten en decor. Houd daarna 30 tot 60 minuten vrij voor soundcheck, microfooncontrole en een laatste doorloop van het draaiboek.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen voor een theaterconcert regelen?: Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf op en plaats daarna de cateringbestelling. Controleer de levering op de dag zelf minstens 2 uur vóór aanvang, zodat ontbrekende dranken of servies nog kunnen worden aangevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.