Checklist para organizar un concierto de teatro sin olvidar nada

Un concierto de teatro combina música en directo, puesta en escena y atención al público, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, el espacio y los contratos de los artistas; después organiza entradas, permisos y proveedores técnicos. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar el programa, recopilar necesidades de los intérpretes y preparar la documentación del equipo. Esta checklist reúne 79 tareas y 59 elementos para llegar al día del concierto con el escenario, el público y el servicio preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Confirmar los contratos de los artistas
Elaborar el programa
2 personas
Abrir la venta de entradas
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir material promocional
2 personas
Hacer la reserva del equipo de sonido
Hacer la reserva del equipo de iluminación
Hacer la reserva de instrumentos musicales
Comprobar permisos
Preparar los documentos del seguro
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Definir la distribución del escenario
2 personas
Reunir archivos de música
Elaborar la planificación técnica
2 personas
Realizar el pedido de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
2 personas
Montar el equipo de sonido
4 personas
Montar el equipo de iluminación
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Programar los modos de iluminación
2 personas
Decorar el escenario
3 personas
Montar el foyer
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Comprobar los baños
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el catering para los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir el buffet del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Servir la comida de los artistas
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Gestionar las preguntas del público
Coordinar la despedida y los aplausos
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el foyer
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Vaciar el guardarropa
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Gestionar la liquidación de artistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Perchascant. 180
Papeleracant. 10

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Platos para postrecant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Cortinas del escenariocant. 2
Lona de fondo
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Atriles para menúcant. 6
Atriles para programascant. 4
Cartel de bienvenida
Alfombra roja

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Memorias USBcant. 3
Atriles de músicacant. 8
Soportes para instrumentoscant. 8
Paneles de insonorizacióncant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Focos de teatrocant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Controlador de luces

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Seguridad

Extintorescant. 3
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir la venta de entradas. Así puedes publicar horarios fiables y evitar cambios de última hora en las invitaciones y el material promocional.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con al menos 2 semanas de margen. Confirma después la mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, micrófonos inalámbricos, soportes y cajas DI.
Define la distribución del escenario antes de montar las piezas, las escaleras, los atriles y las cortinas. Deja los pasillos y las entradas de artistas despejados para los cambios entre actuaciones.
Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes el día anterior, no justo antes de abrir puertas. Prepara también las tarjetas de nombre y los programas en juegos separados para que el acceso sea más rápido.
Encarga el catering cuando conozcas el número de asistentes y las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas varias horas antes y comprueba que tienes vasos de agua, copas de vino, tazas y platos de postre suficientes para todo el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un concierto de teatro?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha. Los contratos de los artistas, los permisos, la reserva de sonido e iluminación y la apertura de la venta de entradas pueden requerir varias semanas de coordinación.
¿Qué permisos necesito para un concierto de teatro?: Comprueba los permisos en cuanto confirmes la ubicación y la fecha, idealmente 6 u 8 semanas antes. Revisa también la documentación del seguro y cualquier requisito específico del espacio o de la música programada.
¿Cuándo se debe cerrar el programa del concierto?: Cierra el programa antes de abrir la venta de entradas y, como mínimo, 3 semanas antes del concierto. Ese margen permite preparar los programas, organizar la planificación técnica y comunicar horarios correctos a los asistentes.
¿Cuánta bebida y vajilla necesito para el catering?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la cantidad según la duración del evento. Reserva vasos, copas, tazas y platos para el número confirmado de invitados más un margen del 10 %.

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