Checklist pour organiser un concert théâtral

Un concert théâtral combine une représentation musicale, une mise en scène et un accueil de public. Il faut donc coordonner les artistes, les contrats, la billetterie, les autorisations et toute la technique de scène. Cette checklist de 79 tâches et 59 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations au refroidissement des boissons. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, fichiers musicaux, badges, déroulé imprimé et configuration précise de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Confirmer les contrats des artistes
Établir le programme
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Faire une réservation de matériel sonore
Faire la réservation du matériel d'éclairage
Réserver des instruments de musique
Vérifier les autorisations
Préparer les documents d’assurance
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
Élaborer le planning technique
2 personnes
Passer la commande traiteur
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer le matériel sonore
4 personnes
Monter l’éclairage
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Décorer la scène
3 personnes
Aménager le foyer
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer le catering des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir le buffet de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Servir le repas des artistes
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Animer les questions du public
Accompagner les adieux et les applaudissements
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments
3 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le foyer
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Traiter le règlement des artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4
Cintresqté 180
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Cuillères à caféqté 120
Assiettes à gâteauqté 180
Fourchettes à dessertqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Rideaux de scèneqté 2
Bâche de fond
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Supports de menuqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneau d’accueil
Tapis rouge

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Clés USBqté 3
Pupitres de musiqueqté 8
Pieds de microqté 8
Panneaux d’isolation acoustiqueqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de théâtreqté 6
Pied de projecteurqté 2
Contrôleur d'éclairage

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Extincteursqté 3
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, le lieu et les contrats des artistes avant d’ouvrir la billetterie. Prévoyez au moins quelques jours pour vérifier les conditions techniques, les horaires et les documents d’assurance.
Demandez les besoins techniques des artistes plusieurs semaines avant la représentation. Faites préciser les microphones, boîtiers DI, instruments, retours, haut-parleurs et éléments d’éclairage nécessaires avant de réserver le matériel.
Préparez un planning technique distinct du programme destiné au public. Indiquez les horaires d’installation, de balance, de répétition, de changement de décor et d’ouverture des portes, puis imprimez-en plusieurs exemplaires.
Traitez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires avant de passer la commande traiteur. Vérifiez ensuite la liste des courses et refroidissez les boissons suffisamment tôt pour éviter de tout gérer à l’arrivée du public.
Imprimez la liste des visiteurs, les badges nominatifs et le déroulé avant le jour du concert. Gardez aussi les fichiers musicaux, les informations sur les artistes et la configuration de scène dans un dossier facilement accessible à l’équipe.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour un concert théâtral ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu, les artistes et les principales conditions d’accueil sont confirmés. Prévoyez idéalement plusieurs semaines avant la représentation afin d’avoir le temps d’envoyer les invitations et de distribuer le matériel promotionnel.
Quand réserver le matériel sonore et l’éclairage ?: Réservez le matériel dès que les besoins techniques des artistes et la configuration de scène sont établis, généralement plusieurs semaines avant l’événement. Attendre la dernière semaine peut compliquer la disponibilité de la table de mixage, des microphones, des haut-parleurs ou des éléments d’éclairage.
Que faut-il imprimer avant un concert théâtral ?: Imprimez le déroulé, la liste des visiteurs, les badges nominatifs et les documents utiles à l’équipe. Préparez ces documents au moins 24 heures avant l’ouverture des portes, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Quand commander le traiteur et acheter les boissons ?: Recueillez d’abord les besoins alimentaires et traitez les inscriptions, puis passez la commande traiteur. Vérifiez la liste des courses et achetez les boissons au plus tard la veille, afin de pouvoir les refroidir avant l’accueil du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.