Theaterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Theaterkonzert verbindet Bühnenprogramm, Live-Musik und Theatertechnik – deshalb müssen künstlerische und technische Abläufe früh zusammenpassen. Bestätige zuerst Datum, Ort und Künstlerverträge, bevor du den Ticketverkauf startest. Licht, Ton, Instrumente und Genehmigungen brauchen oft längere Vorlaufzeiten als Einladungen oder Einkäufe. Diese Checkliste führt dich von der Programmplanung über Anmeldungen und Gästeinformationen bis zum Catering und dem Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Künstlerverträge bestätigen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial verteilen
2 Personen
Lichtanlage reservieren
Lichttechnik reservieren
Reservierung für Musikinstrumente erstellen
Genehmigungen prüfen
Versicherungsunterlagen bereitlegen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Besucherliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Musikdateien sammeln
Technische Planung erstellen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Tonanlage aufbauen
4 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Technik testen
3 Personen
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
Bühne dekorieren
3 Personen
Foyer einrichten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Künstler empfangen
2 Personen
Catering für Künstler bereitstellen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Pausebuffet servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
Publikumsfragen betreuen
Abschied und Applaus begleiten
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente einpacken
3 Personen
Tonanlage abbauen
4 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Foyer reinigen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Garderobe leeren
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Künstlerabrechnung bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120
KuchenplattenAnz. 180
DessertgabelnAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

BühnengardinenAnz. 2
Hintergrundtuch
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenständerAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
Willkommensschild
Roter Teppich

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
NotenpulteAnz. 8
InstrumentenständerAnz. 8
SchalldämmplattenAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
TheaterscheinwerferAnz. 6
LichtstativAnz. 2
Lichtcontroller

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 3
KabelmattenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und technische Anforderungen mindestens 4 Wochen vor dem Termin fest. So kannst du Lichtanlage, Lichttechnik, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und DI-Boxen passend reservieren.
Starte den Ticketverkauf erst, wenn Datum, Ort und Programm bestätigt sind. Plane zusätzlich eine aktuelle Besucherliste und Namensschilder ein, damit der Einlass nicht durch Nachfragen verzögert wird.
Sammle Künstler- und Musikdateien spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Drucke Drehbuch und Besucherliste nicht erst am Veranstaltungstag, sondern bereite beide Unterlagen am Vortag vor.
Prüfe Genehmigungen und Versicherungsunterlagen mindestens 3 Wochen vorher. Für den Bühnenaufbau müssen außerdem Bühnenelemente, Treppen, Vorhänge und die Sitzordnung feststehen.
Gib die Cateringbestellung nach der Anmeldefrist auf und erfasse Ernährungswünsche gesammelt. Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und stelle Wassergläser, Weingläser sowie Kaffeetassen getrennt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterkonzert organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlerverträgen und Genehmigungen. Technik, Instrumente und Catering solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verbindlich planen.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Theaterkonzert starten?: Starte den Ticketverkauf, sobald Datum, Veranstaltungsort und Programm bestätigt sind – idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit für Einladungen und Werbematerial.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau der Technik?: Plane für Bühnenaufteilung, Licht, Mischpult, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Eine kurze Ton- und Lichtprobe sollte zusätzlich etwa 60 Minuten dauern.
Wann muss man Catering und Getränke für ein Theaterkonzert bestellen?: Gib die Cateringbestellung 7 bis 10 Tage vor dem Termin auf, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Getränke solltest du am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn kühlen.

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