Boodschappenlijst voor een tentoonstellingsopening

Voor een tentoonstellingsopening heb je meer nodig dan hapjes en drankjes. Bezoekers moeten kunstwerken goed kunnen bekijken, labels kunnen lezen en bij binnenkomst snel hun jas, naamkaartje of gastenboek vinden. Denk ook aan koffie, thee, gekoelde dranken en voldoende serveermateriaal. Met deze boodschappenlijst zie je welke spullen je vooraf moet kopen, lenen of reserveren voor de ontvangst, de catering, de expositie en de techniek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Tentoonstelling

Presentatieplintenaantal 8
Wandhaakjesaantal 30
Kunstwerklabelsaantal 80
Beeldbeschermersaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Apparatuur

Geluidsbox
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Kabelmattenaantal 20

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Gastenboek
Balpenhoudersaantal 6
Naamkaarthoudersaantal 80
Routebordstandaardsaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Prosecco - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Pilsener - 72 flesjes
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Spa Blauw - 36 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Appelsap - 8 liter
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Citroenen - 2 kilo
- IJsblokjes - 10 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 40 stuks
- Komkommer - 8 stuks
- Wortels - 4 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute crackers - 10 pakken
- Volkoren crackers - 6 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Broodstengels - 8 pakken
- Pesto - 4 potten
- Mosterd - 2 potten
- Mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Servetten - 400 stuks
- Koffiebekers - 150 stuks
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per gast en zet waterglazen naast de wijnglazen klaar. Koel de dranken uiterlijk 2 uur voor ontvangst; gebruik koelboxen als er geen koelkast dichtbij de zaal staat.
Leg per hapje ongeveer 1 bord, 1 serveertang of opscheplepel en 1 serveerblad klaar. Voor een groep vanaf 30 gasten zijn meerdere serveerbladen praktischer dan alles op één buffetplek zetten.
Test geluidsbox, draadloze microfoon en presentatieapparatuur minimaal 60 minuten voor aanvang. Neem per techniekpunt ten minste 1 stekkerdoos en een passende verlengkabel mee en werk kabels weg met kabelmatten.
Controleer kunstwerklabels, wandhaakjes, presentatieplinten en beeldbeschermers vóór de locatie opengaat. Reserveer daarvoor minstens 45 minuten, zodat een ontbrekend label of los bevestigingspunt niet tijdens de ontvangst opvalt.
Zet voor de ontvangsttafel naamkaartjes, balpennen en het gastenboek in vaste volgorde klaar. Plaats afvalbakken bij het buffet en de uitgang; controleer na het eerste uur of minstens één bak geleegd moet worden.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een tentoonstellingsopening?: Neem naast hapjes en dranken ook wijnglazen, waterglazen, borden, vorken en serveermateriaal mee. Voor de expositie heb je onder meer kunstwerklabels, wandhaakjes, presentatieplinten en beeldbeschermers nodig. Vergeet voor de ontvangsttafel het gastenboek, naamkaartjes en balpenhouders niet.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een tentoonstellingsopening?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Voor een opening van 2 uur komt dat neer op ongeveer 3 tot 5 drankjes per gast; controleer daarnaast hoeveel glazen en koelruimte beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik de techniek voor de opening testen?: Test de geluidsbox, draadloze microfoon, stekkerdozen en verlengkabels minimaal 60 minuten voor de gasten komen. Controleer ook de verlichting op de kunstwerken, omdat een verkeerd gerichte lamp pas zichtbaar wordt zodra de zaal volledig is ingericht.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een tentoonstelling?: Leg per verwachte gast minstens 1 waterglas en 1 bord klaar, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor een opening met 40 gasten betekent dat minimaal 44 waterglazen en 44 borden; bij wijn of meerdere rondes drank heb je extra wijnglazen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.