Liste de courses pour l’ouverture d’une exposition

Pour une ouverture d’exposition, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir l’accueil des invités, le buffet, la présentation des œuvres et le matériel technique, souvent oublié jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à réunir les fournitures nécessaires avant l’installation. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et gardez une marge pour les visiteurs qui arrivent sans avoir confirmé leur présence.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 40
Table d’accueil
Portantsqté 2
Poubellesqté 4

Exposition

Socles de présentationqté 8
Crochets murauxqté 30
Étiquettes des œuvresqté 80
Protections d'écranqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Équipement

Enceinte
Micro sans fil
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Passe-câblesqté 20

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Livre d’or
Porte-stylosqté 6
Porte-nomsqté 80
Pieds pour panneaux d’itinéraireqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses
- Prosecco - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Spa Blauw - 36 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus d'orange - 12 litres
- Jus de pomme - 8 litres
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 10 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Carottes - 4 kilo
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Crackers salés - 10 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Bâtonnets de pain - 8 paquets
- Pesto - 4 pots
- Moutarde - 2 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 400 pièces
- Tasses à café - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis ajoutez une bouteille d’eau pour 4 à 5 invités. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture.
Pour le buffet, comptez 6 à 8 bouchées par personne pour une réception d’environ 2 heures. Achetez 10 % de portions supplémentaires si les invités peuvent venir sans inscription.
Ne commandez pas la vaisselle au dernier moment : prévoyez au minimum un verre à vin, un verre à eau et une assiette par invité, avec 10 % de réserve pour les remplacements.
Vérifiez les fournitures d’exposition avant l’installation : étiquettes des œuvres, crochets muraux, socles et protections d’écran doivent être disponibles au moins la veille.
Testez le son et l’alimentation électrique 2 heures avant l’accueil. Prévoyez des multiprises, des rallonges et des passe-câbles afin d’éviter les câbles apparents dans les zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour l’ouverture d’une exposition ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et gardez une marge de 10 %.
Combien de temps à l’avance acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant l’ouverture. Contrôlez les produits frais le jour même et refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’arrivée des invités.
Quelle quantité de nourriture prévoir pour un vernissage ?: Pour un buffet léger d’environ 2 heures, prévoyez 6 à 8 bouchées par personne. Ajoutez 10 % si le nombre de participants n’est pas définitif ou si aucune autre restauration n’est prévue.
Quand préparer les badges et les étiquettes des œuvres ?: Préparez les badges nominatifs et les étiquettes au plus tard la veille. Gardez 5 à 10 badges vierges et quelques étiquettes de rechange pour les corrections ou les inscriptions tardives.

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