Tentdienst organiseren: een praktische checklist

Een tentdienst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een tent en stoelen reserveren. Je moet op tijd vergunningen en terrein regelen, aanmeldingen verwerken en sprekers, muzikanten en vrijwilligers vastleggen. Daarna volgen stroom, geluid, verlichting, zitplaatsen en catering. Werk daarom van buiten naar binnen: eerst terrein en tent, daarna techniek en inrichting, en pas dan koffie, broodjes en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Tent en stoelen reserveren
Vergunningen en terrein afstemmen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma en liederen drukken
2 personen
Sprekers en muzikanten bevestigen
Vrijwilligers indelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Vers brood en gebak ophalen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tent laten plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podium en lessenaar plaatsen
3 personen
Geluid testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
5 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Tentdienst begeleiden
4 personen
Geluidsniveau tijdens dienst bewaken
Koffie en thee serveren
4 personen
Broodjes en gebak serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
4 personen
Tent en terrein opruimen
6 personen
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klapstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Podiumelementenaantal 4
Lessenaar
Kledingrekaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Laptop
Koffiezetapparatenaantal 3
Heetwaterketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Kerkelijke bannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Routebordenaantal 8

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2

Registratie

Registratiebordjesaantal 4
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de terreincontrole minimaal één week vóór de tent wordt geplaatst. Controleer waar de tent, stroomkabels, routeborden en afvalvoorzieningen komen; zo voorkom je dat opbouw en bezoekersstromen elkaar kruisen.
Test geluid, microfoons, laptop en actieve speakers vóór de stoelen definitief staan. Reserveer voor de soundcheck minstens 60 minuten, zodat je kabels, audiomixer en microfoonstatieven nog kunt verplaatsen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk 3 dagen vóór de dienst. Pas daarna de hoeveelheden broodjes, beleg, servies, koffie en thee aan.
Zet voor de registratie een aparte tafel klaar met programma’s en een duidelijk overzicht van aanmeldingen. Leg routeborden buiten al vóór de eerste bezoekers arriveren; binnen zoeken mensen anders sneller de registratie- of zitplek dan de ingang.
Controleer de stroomvoorziening voordat je verlichting en koffieapparaten aansluit. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten zo dat looproutes vrij blijven, en test LED-bouwlampen en lichtslingers zodra het donker kan worden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een tentdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met tent, stoelen, terrein en vergunningen. Open daarna de aanmeldingen en leg sprekers, muzikanten en vrijwilligers uiterlijk 2 tot 3 weken voor de dienst vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een tentdienst?: Reken op minstens 4 uur voor inrichting nadat de tent staat. Plan daarnaast ongeveer 1 uur voor geluid testen en 1 uur voor koffie, broodjes, registratie en programma’s klaarzetten.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een tentdienst doen?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe de houdbare boodschappen uiterlijk 1 dag voor de dienst. Haal vers brood en gebak op dezelfde dag op, bij voorkeur enkele uren vóór de start.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een tentdienst?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel voor stoelen 5 tot 10 procent reserve. Voor glazen, borden, bestek en koffiekopjes is een reserve van ongeveer 10 procent praktisch bij morsen of extra bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.