Checklist para organizar un servicio de tienda

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva la carpa, las sillas y el recinto con varias semanas de margen. Confirma por escrito quién coloca la tienda, a qué hora llega y qué superficie necesita.
• Cierra las inscripciones antes de hacer la compra. Usa el número confirmado para calcular sillas, vasos, platos, café, pan, bollería y bocadillos, y recoge las preferencias dietéticas con la inscripción.
• Haz una inspección del recinto antes del montaje. Comprueba dónde estarán las tomas eléctricas, el escenario, el atril, la mesa de registro, los termos de café y las señales de ruta.
• Programa una prueba de sonido cuando la carpa ya esté colocada y las sillas estén distribuidas. Prueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, el portátil y los cables alargadores antes de que lleguen los asistentes.
• Prepara el registro y el material impreso el día anterior. Deja listos los programas, las canciones, los nombres de los asistentes y una cantidad adicional de copias para evitar imprimir durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar una tienda para un servicio?

Reserva la carpa, las sillas y el recinto al menos 4 semanas antes. Confirma de nuevo el montaje entre 7 y 10 días antes y verifica el horario de acceso al lugar.

¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y hacer la compra?

Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del servicio. Haz la compra con esa cifra confirmada y recoge el pan y la bollería frescos el mismo día o la víspera, según el horario del proveedor.

¿Qué hay que comprobar el día del montaje de una tienda?

Comprueba la estabilidad de la carpa, la ubicación de las sillas y mesas, la conexión eléctrica, la iluminación y las rutas de acceso. Haz una prueba completa de sonido y deja al menos 60 minutos para corregir fallos.

¿Cuánto café y comida preparar para un servicio de tienda?

Calcula aproximadamente 2 tazas de café por persona si el servicio incluye una pausa, además de agua disponible durante toda la actividad. Prepara los bocadillos según las inscripciones confirmadas y separa claramente las opciones para dietas especiales.

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