Checklist pour organiser un service sous tente
Un service sous tente demande une préparation coordonnée, car le terrain, la météo, l’accueil et la technique doivent être prêts au même moment. Commencez par réserver la tente et les chaises, puis vérifiez les autorisations et l’alimentation électrique avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins alimentaires, les intervenants, les bénévoles et le matériel de sonorisation se confirment ensuite. Le jour venu, prévoyez assez de temps pour installer les tables, tester le son, préparer le café et organiser l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la tente et les chaises
Coordonner les autorisations et le terrain
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme et les chants
2 personnes
Confirmer les intervenants et les musiciens
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le pain frais et les pâtisseries
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Faire installer la tente
4 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les sandwiches et les garnitures
5 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner le service sous tente
4 personnes
Surveiller le niveau sonore pendant le service
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir les sandwiches et les pâtisseries
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Ranger la tente et le site
6 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Rendre le site
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Chaises pliantesqté 120
- Tables pliantesqté 12
- Éléments de scèneqté 4
- Lutrin
- Portant à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Mixeur audio
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Ordinateur portable
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Bannières ecclésiastiquesqté 4
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Panneaux de directionqté 8
Cuisine
- Thermos à caféqté 6
- Distributeurs d'eauqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Pains de glaceqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
Inscription
- Panneaux d’inscriptionqté 4
- Étiquettes nominativesqté 150
- Stylosqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la tente, les chaises et les tables plusieurs semaines à l’avance, puis confirmez par écrit les horaires de livraison et d’installation. Vérifiez aussi que le terrain est accessible aux véhicules de montage.
- Ne vous contentez pas de prévoir une prise électrique : comptez les rallonges, les multiprises et les passe-câbles nécessaires pour le son, l’éclairage et les machines à café. Faites un test complet avant l’arrivée du public.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant le service afin de traiter les besoins alimentaires et d’ajuster les sandwiches, les garnitures, le pain frais et les pâtisseries. Gardez une marge pour les changements de dernière minute.
- Terminez l’installation au moins 60 minutes avant le début : chaises, tables, scène, pupitre, éclairage, décoration et table d’inscription doivent déjà être en place. Testez chaque microphone et le mixeur audio avec les intervenants.
- Préparez l’accueil séparément du reste du service : programmes imprimés, panneaux de direction, verres réutilisables, eau, café et thé doivent être accessibles dès l’ouverture. Désignez au moins une personne pour les inscriptions et une autre pour les boissons.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour installer un service sous tente ?
- Prévoyez au minimum 3 heures pour installer la tente, les chaises, les tables, la scène, l’éclairage, la décoration et la sonorisation. Ajoutez 60 minutes de marge avant le début pour les tests et les imprévus.
- Quand réserver une tente pour un service ?
- Réservez la tente et le mobilier plusieurs semaines à l’avance, surtout si la date est très demandée. Confirmez au moins 7 jours avant les horaires de livraison, l’accès au terrain et les conditions d’installation.
- Quand ouvrir et fermer les inscriptions ?
- Ouvrez les inscriptions dès que la date, les intervenants et le lieu sont confirmés. Fermez-les quelques jours avant le service, idéalement 3 à 5 jours, pour traiter les besoins alimentaires et finaliser les quantités.
- Que faut-il tester avant un service sous tente ?
- Testez le son, les microphones, le mixeur audio, l’ordinateur, l’éclairage et les branchements électriques au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez aussi que les câbles sont protégés par des passe-câbles.
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