Checklist voor een tennisvereniging open dag

Een open dag van een tennisvereniging vraagt om meer dan vrije banen en een paar rackets. Je regelt vooraf de aanmeldingen, clinics, vrijwilligers en communicatie, en controleert op de dag zelf het terrein, de netten en het materiaal. Richt het aanmeldpunt zo in dat bezoekers snel naamkaartjes krijgen en weten waar ze moeten zijn. Met deze checklist houd je ook catering, techniek en een plan voor wisselvallig weer overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tennisbanen reserveren
Programma voor clinics maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Plattegrond en programma printen
Aanmeldtafel voorbereiden
2 personen
Tennisballen sorteren
2 personen
Rackets controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tennisterrein inspecteren
2 personen
Tennisnetten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Aanmeldpunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Sportmateriaal per baan klaarleggen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Rackets uitdelen
2 personen
Tennisclinics begeleiden
4 personen
Baanwissels begeleiden
2 personen
Tennisballen verzamelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Buffet netjes houden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Deelnemers informeren over lidmaatschap
2 personen
Afsluiting aankondigen

Nazorg

Sportmateriaal innemen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Stoelaantal 50
Buffettafelaantal 3
Krukaantal 6

Sportmateriaal

Tennisracketaantal 30
Tennisbalaantal 120
Mini-tennisnetaantal 4
Pionaantal 30
Trainingsladderaantal 2
Hoepelaantal 12
Scorebordaantal 4
Ballenkorfaantal 6
Koordaantal 4

Servies

Herbruikbaar glasaantal 80
Herbruikbaar bordaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskanaantal 4
Serveerschaalaantal 8
Serveertangaantal 6
Snijplankaantal 3
Keukenmesaantal 3

Apparatuur

Koelboxaantal 4
Draagbare speaker
Verlengkabelaantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Oplaadbare telefoon

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelloperaantal 8
Naambordaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoeraantal 4
Ledlampaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Eerste hulp kit

Kantoor

Clipboardaantal 4
Balpenaantal 20
Stiftenaantal 2
Naamkaartjesaantal 80
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3
Inschrijfformulierenaantal 100
Programmaflyersaantal 100
Routebordaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de laatste controle uiterlijk de dag ervoor: bekijk de weersverwachting, inspecteer het tennisterrein en controleer alle tennisnetten. Zet bij twijfel partytenten en bevestigingsmateriaal alvast klaar.
Maak het programma per clinic concreet met starttijd, baan en begeleider. Deel vrijwilligers vooraf in voor ontvangst, materiaal, catering en het opruimen, zodat niemand tijdens de eerste clinic nog moet zoeken naar een taak.
Print de definitieve deelnemerslijst, naamkaartjes, plattegrond en programma op tijd. Leg bij het aanmeldpunt schrijfmateriaal en een opgeladen telefoon klaar voor late wijzigingen of vragen.
Sorteer tennisballen en controleer rackets vóór de deuren open gaan. Leg trainingsmateriaal zoals pionnen, mini-tennisnetten en ballenkorven per clinic klaar; zo verlies je geen 10 minuten tussen twee groepen.
Regel drinken en koffie niet pas bij aanvang. Vul koelboxen, zet dranken koud en bereid koffie, thee en hapjes zo voor dat vrijwilligers tijdens het ontvangst alleen nog hoeven uit te delen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tennisvereniging open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met publiceren en uitnodigen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling, het clinicprogramma en het verzamelen van dieetwensen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een tennisvereniging open dag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor het aanmeldpunt, 1 coördinator voor de clinics en per gelijktijdige clinic een begeleider. Voeg voor catering en opbouw ten minste 2 mensen toe, zodat ontvangst en terrein niet onbeheerd zijn.
Wanneer moet je de deelnemerslijst voor een open dag printen?: Print de definitieve lijst op de dag vóór de open dag, nadat je de laatste aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Houd daarnaast een digitale versie op een opgeladen telefoon bij voor wijzigingen op de ochtend zelf.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een tennisvereniging open dag?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Bepaal vooraf welke onderdelen onder een partytent kunnen doorgaan en communiceer uiterlijk de avond ervoor als het programma of de locatie wijzigt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.