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Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au club de tennis

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une organisation précise, surtout lorsque les visiteurs découvrent le club en même temps. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : inscriptions, réservation des courts, programme des ateliers, bénévoles, accueil et matériel. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges nominatifs et un plan imprimé. Le jour J, chaque zone doit être installée avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la journée portes ouvertes en ligne

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver les courts de tennis

  • Préparer le programme des ateliers

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Vérifier les prévisions météo

  • Imprimer la liste définitive des participants

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer le plan et le programme

  • Préparer la table d’inscription

    2 personnes

  • Trier les balles de tennis

    2 personnes

  • Vérifier les raquettes

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Inspecter le court de tennis

    2 personnes

  • Vérifier les filets de tennis

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le point d’inscription

    2 personnes

  • Installer les tables de buffet

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer les panneaux de parcours

    2 personnes

  • Brancher la musique

    2 personnes

  • Préparer le matériel sportif par terrain

    3 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les visiteurs

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Distribuer les raquettes

    2 personnes

  • Animer des clinics de tennis

    4 personnes

  • Accompagner les changements de voie

    2 personnes

  • Rassembler les balles de tennis

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Servir les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

  • Maintenir le buffet en ordre

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Informer les participants sur l'adhésion

    2 personnes

  • Annoncer la clôture

Suivi

  • Récupérer le matériel sportif

    3 personnes

  • Démonter le buffet

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Laver la vaisselle et les verres

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Éteindre le matériel audio

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 2
  • Table plianteqté 8
  • Chaiseqté 50
  • Table de buffetqté 3
  • Tabouretqté 6

Matériel de sport

  • Raquette de tennisqté 30
  • Balle de tennisqté 120
  • Mini filet de tennisqté 4
  • Côneqté 30
  • Échelle d'entraînementqté 2
  • Cerceauqté 12
  • Tableau des scoresqté 4
  • Panier à ballesqté 6
  • Cordonqté 4

Vaisselle

  • Verre réutilisableqté 80
  • Assiette réutilisableqté 80
  • Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

  • Machine à caféqté 2
  • Bouilloireqté 2
  • Thermosqté 4
  • Plat de serviceqté 8
  • Pince de serviceqté 6
  • Planche à découperqté 3
  • Couteau de cuisineqté 3

Équipement

  • Glacièreqté 4
  • Enceinte portable
  • Rallonge électriqueqté 3
  • Multipriseqté 3
  • Téléphone rechargeable

Décoration

  • Guirlande de fanionsqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Chemin de tableqté 8
  • Panneau nominatifqté 6

Éclairage

  • Guirlande lumineuse LEDqté 4
  • Lampe LEDqté 6

Nettoyage

  • Poubelleqté 6
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauqté 2
  • Trousse de premiers secours

Bureau

  • Porte-blocqté 4
  • Styloqté 20
  • Marqueursqté 2
  • Badges nominatifsqté 80
  • Ruban adhésifqté 4
  • Ciseauxqté 3
  • Formulaires d'inscriptionqté 100
  • Flyers du programmeqté 100
  • Panneau d’orientationqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’imprimer la liste définitive des participants et de préparer les badges nominatifs sans travailler dans l’urgence.
  • Réservez les courts avant de finaliser le programme : prévoyez des créneaux distincts pour les ateliers, l’accueil des débutants et les rotations entre groupes.
  • Répartissez les bénévoles par zone et par horaire. Gardez au moins une personne à la table d’inscription, une autre près des courts et une troisième pour le buffet et les boissons.
  • Vérifiez la météo la veille et le matin même. Les tentes de réception, les tables et les chaises doivent être installées avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises placées hors des passages.
  • Préparez les boissons et les en-cas avant l’arrivée du public : remplissez les glacières, mettez les boissons au frais et prévoyez une solution séparée pour le café et le thé afin d’éviter une file unique à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes de tennis ?
Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes intéressées 5 à 7 jours avant pour confirmer leur présence et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour organiser une journée portes ouvertes au tennis ?
Commencez l’organisation 4 à 6 semaines à l’avance. Réservez rapidement les courts, préparez le programme et répartissez les bénévoles ; gardez les 2 derniers jours pour les impressions, les achats et les vérifications.
Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes de tennis ?
Imprimez la liste des participants, les badges, le plan et le programme. Vérifiez aussi les prévisions météo, les filets, les raquettes, les balles et l’état du matériel d’accueil.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes au club de tennis ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 par zone d’atelier et 1 pour le buffet et les boissons. Pour plusieurs courts utilisés en parallèle, comptez généralement 1 encadrant par court.

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