Telecombeurs organiseren: checklist en planning

Een telecombeurs vraagt om meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je moet tegelijk registratie, standhouders, techniek, demonstraties en catering op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna naar standindeling en programma toe en plan de laatste controles in de week voor de beurs. Vooral wifi, stroom, badges en leveranciersinstructies worden vaak te laat geregeld. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reserveringen tot het openen van de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Deelnemersregistratie openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciersinstructies versturen
Programma samenstellen
2 personen
Demonstraties inventariseren
2 personen
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Standnummers maken
Routeborden ontwerpen
Wifi-informatie voorbereiden
Apparatuur inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Drukwerk ophalen
Apparatuur testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Netwerkapparatuur aansluiten
2 personen
Demoapparatuur plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Opening aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Demonstraties ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Netwerkverbinding controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen inladen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Standhouders informeren over vertrek
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurzentafelsaantal 24
Stoelenaantal 90
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Standwandenaantal 24
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Beeldschermenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Wifi-routeraantal 2
Netwerkswitchesaantal 3
Ethernetkabelsaantal 30
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 20
USB-opladersaantal 10
Powerbanksaantal 6
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Naambadgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Postersaantal 20
Plakbandaantal 10
Tie-wrapsaantal 200
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 40
Brochurehoudersaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Open de deelnemersregistratie uiterlijk 6 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen wekelijks en vraag dieetwensen meteen uit, zodat je catering en badges niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak de standindeling zodra de eerste standhouders zijn bevestigd en stuur standnummers, plattegrond en routeborden uiterlijk 2 weken vooraf door. Zo kunnen leveranciers hun opbouw en materialen goed plannen.
Test wifi, laptops, beeldschermen, projectoren, microfoon en luidsprekers minimaal 1 dag voor de beurs. Controleer per demonstratie ook kabels, stekkerdozen, verlengkabels en presentaties.
Leg registratiebalie, naambadges, standhouderslijst en programma klaar vóór de locatie opengaat. Reserveer minstens 2 personen voor ontvangst tijdens het eerste uur, wanneer de meeste bezoekers binnenkomen.
Zet dranken de avond ervoor koud en bereid hapjes zo veel mogelijk vooraf. Tel servies, serveerbladen, tafels en stoelen na aan de hand van het verwachte aantal bezoekers, niet alleen op basis van het aantal stands.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een telecombeurs organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Open de registratie ongeveer 6 weken voor de beurs en rond programma, standindeling en leveranciersinstructies 2 weken vooraf af.
Wanneer moet ik standhouders voor een telecombeurs benaderen?: Benader standhouders 8 tot 10 weken voor de beurs, zodat je uiterlijk 4 weken vooraf de meeste bevestigingen binnen hebt. Maak daarna de standindeling en vraag per stand naar demonstraties en apparatuur.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek op een telecombeurs te testen?: Plan een volledige test minimaal 1 dag voor opening en reserveer op de beursdag nog 30 minuten voor een korte controle. Test niet alleen apparaten, maar ook wifi, netwerkswitches, Ethernetkabels, stroompunten, microfoon en presentatieklikker.
Wanneer moet ik badges en de plattegrond van een telecombeurs afdrukken?: Druk de plattegrond, standnummers en routeborden ongeveer 1 week vooraf af. Maak de naambadges 2 tot 3 dagen voor de beurs en houd blanco badges achter de hand voor late aanmeldingen of wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.