Organiser un pont de télécom sans rien oublier

Un pont de télécom rassemble des exposants, des démonstrations et des participants autour de stands équipés et connectés. Pour que la journée se déroule sans attente, il faut avancer dans le bon ordre : confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, cadrer les besoins des exposants, puis tester chaque équipement. Cette checklist couvre les préparatifs administratifs, la mise en place des stands, le réseau Wi-Fi, l’accueil, les boissons et l’ouverture du lieu.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les instructions aux fournisseurs
Établir le programme
2 personnes
Recenser les démonstrations
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les numéros de stand
Concevoir les panneaux d’orientation
Préparer les informations Wi-Fi
Inventorier l’équipement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les imprimés
Tester l'équipement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Brancher le matériel réseau
2 personnes
Installer l'équipement de démonstration
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Soutenir les démonstrations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Vérifier la connexion réseau
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Informer les exposants du départ
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de salonqté 24
Chaisesqté 90
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écransqté 6
Projecteur
Écran de projection
Routeur wifiqté 2
Switches réseauqté 3
Câbles Ethernetqté 30
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Chargeurs USBqté 10
Batteries externesqté 6
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 24
Plantesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 24
Supports de badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Affichesqté 20
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 200
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 40
Présentoirs à brochuresqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Balai et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les exposants : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour recueillir leurs besoins, confirmer leur présence et établir le plan des stands.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez précis. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de pouvoir ajuster les achats avant le jour de l’événement.
Testez le réseau et les présentations avant l’arrivée du public : vérifiez le routeur Wi-Fi, les switches, les câbles Ethernet, les écrans, le projecteur, le microphone et les haut-parleurs.
Préparez la signalétique et les badges avant l’installation. Imprimez le plan, les numéros de stand et les panneaux d’orientation pour éviter de devoir les produire sur place.
Réservez un créneau d’au moins 60 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, chaises, comptoir d’inscription, écrans et rallonges, puis mettez les boissons au frais et disposez les en-cas.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un pont de télécom ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 60 minutes pour installer les tables, les chaises, les panneaux de stand et le comptoir d’inscription. Ajoutez du temps si plusieurs exposants doivent brancher des ordinateurs, des écrans ou du matériel réseau.
Quand tester le Wi-Fi et le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test la veille si possible, puis une vérification finale le jour même, au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Contrôlez les connexions, les câbles, les chargeurs, le projecteur, le microphone et les haut-parleurs.
Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?: Préparez les badges nominatifs, le comptoir d’inscription, le plan imprimé et les panneaux d’orientation avant l’ouverture du lieu. Gardez une marge de 30 minutes pour traiter les dernières inscriptions ou corriger un badge.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.