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Checkliste für eine gut vorbereitete Telekommunikationsmesse

Eine Telekommunikationsmesse steht und fällt mit sauberer Abstimmung: Aussteller, Standaufteilung, Technik und Besucherregistrierung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, öffne danach die Anmeldung und verschicke die Einladungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Standnummern, Lageplan, WLAN, Geräte und Drucksachen. Plane außerdem Zeit für Ernährungswünsche, Lieferantenanweisungen und einen vollständigen Techniktest ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferantenanweisungen versenden

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Vorführungen erfassen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standnummern erstellen

  • Wegweiser entwerfen

  • WLAN-Informationen vorbereiten

  • Ausstattung inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drucksachen abholen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone absperren

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Netzwerkgeräte anschließen

    2 Personen

  • Demoausrüstung aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Vorführungen unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Netzwerkverbindung prüfen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle stapeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien einladen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Standbetreiber über die Abreise informieren

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 24
  • StühleAnz. 90
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 8
  • StandwändeAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • BildschirmeAnz. 6
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • WLAN-RouterAnz. 2
  • Netzwerk-SwitchesAnz. 3
  • EthernetkabelAnz. 30
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • USB-LadegeräteAnz. 10
  • PowerbanksAnz. 6
  • MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Präsentationsklicker

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 80
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 24
  • PflanzenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • LanyardsAnz. 120
  • PosterAnz. 20
  • KlebebandAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 200
  • StifteAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 40
  • ProspekthalterAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischsetsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Standplanung nicht erst nach den Anmeldungen ab. Erfasse für jeden Stand Betreiber, benötigte Fläche und Technik und erstelle daraus einen Lageplan mit eindeutigen Standnummern.
  • Öffne die Teilnehmerregistrierung früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche noch vor der finalen Bestellung prüfen kannst. Eine letzte Abfrage 7 Tage vor der Messe verhindert unnötige Nachbestellungen.
  • Teste Laptops, Bildschirme, Projektor, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch WLAN-Router, Netzwerk-Switches, Ethernetkabel und Verlängerungskabel.
  • Bereite die Orientierung vor dem Aufbau vor: Drucke Lageplan, Wegweiser, Namensschilder und Standnummern gesammelt aus und lege eine Reserve für kurzfristige Änderungen zurück.
  • Plane für den Messetag eine feste Vorlaufzeit ein. Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, stelle Registrierungstheke und Mobiliar auf, kühle Getränke und bereite Snacks vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Telekommunikationsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstelleransprache. Öffne die Anmeldung anschließend so früh, dass du Standaufteilung, Technikbedarf und Verpflegung mindestens 7 Tage vor dem Termin finalisieren kannst.
Was muss bei einer Telekommunikationsmesse technisch getestet werden?
Teste alle Laptops, Bildschirme, Projektor, Mikrofon und Lautsprecher mindestens am Vortag. Prüfe zusätzlich WLAN-Router, Netzwerk-Switches, Ethernetkabel, Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte und Powerbanks auf Funktion und ausreichende Anzahl.
Wann sollte die Anmeldung für eine Telekommunikationsmesse schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vor der Messe, wenn du Namensschilder, Standplan und Verpflegung vorbereiten musst. Kurzfristige Änderungen kannst du danach separat erfassen, ohne die gesamte Planung neu aufzusetzen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Telekommunikationsmesse?
Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für Aufbau und Kontrolle ein. Bei mehreren Ständen, Vorführungen oder umfangreicher Netzwerktechnik sind 3 bis 4 Stunden realistischer, damit Beschilderung und Geräte noch getestet werden können.

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