Checklist voor een goed voorbereide tekenworkshop
Een tekenworkshop staat of valt met een duidelijke voorbereiding: eerst leg je datum, locatie en docent vast, daarna regel je deelnemers en materialen. Controleer vooraf of iedere werkplek een stoel, papier en tekenmateriaal heeft. Plan ook tijd voor het klaarzetten van tafels, het testen van beamer en verlichting en het inrichten van koffie en thee. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reservering tot de demonstratie en ontvangst op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Workshopdatum vastleggen
Docent voor workshop boeken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Tekenmateriaal controleren
2 personen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
Koelboxen vullen
2 personen
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels met papier dekken
3 personen
Tekenmaterialen verdelen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Licht en ventilatie controleren
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en regels uitleggen
Basistechnieken demonstreren
Eerste tekenopdracht begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede tekenopdracht begeleiden
2 personen
Avondpauze begeleiden
2 personen
Individuele feedback geven
2 personen
Vrije tekenronde begeleiden
2 personen
Werkstukken tentoonstellen
2 personen
Afsluiting en bedankje geven
Werkstukken veilig verpakken
2 personen
Nazorg
Tekenmaterialen inzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Koelboxen leegmaken
Materialen laten drogen
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Deelnemers nabericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Ontvangsttafel
- Presentatietafel
- Afvalbakkenaantal 4
Tekenmateriaal
- Tekenpapier A4aantal 500
- Tekenpapier A3aantal 150
- Schetsboekenaantal 32
- Grafietpotlodenaantal 100
- Kleurpotlodenaantal 12
- Finelinersetsaantal 12
- Kneedgummenaantal 35
- Puntenslijpersaantal 35
- Gummenaantal 35
- Linialenaantal 35
- Tekenklemmenaantal 35
- Tekenplatenaantal 32
- Mengpalettenaantal 35
- Aquarelverfsetsaantal 12
- Penselensetsaantal 12
- Waterbekersaantal 35
- Kleurwascoaantal 12
- Tafelhoezenaantal 6
- Papieren handdoekenaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatie-afstandsbediening
Servies
- Koffiekopjesaantal 36
- Drinkglazenaantal 36
- Bordenaantal 36
- Besteksetsaantal 36
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Serveerschalenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 6
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 32
- Presentatiestandaardsaantal 12
Verlichting
- Bureaulampenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de workshopdatum en het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kunnen deelnemers zich aanmelden met de juiste begin- en eindtijd en voorkom je wijzigingen in de laatste week.
- Verwerk dieetwensen direct bij de aanmeldingen en werk de deelnemerslijst regelmatig bij. Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf hoeveel koffie, thee en kopjes je nodig hebt.
- Maak per deelnemer een werkplek klaar met papier of een schetsboek, potloden, gum en puntenslijper. Leg aanvullend materiaal zoals kleurpotloden, fineliners of aquarelsets vooraf per tafel klaar.
- Test beamer, projectiescherm, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de workshop begint. Reserveer hiervoor minstens 30 minuten, zodat een ontbrekende aansluiting niet tijdens de demonstratie wordt ontdekt.
- Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, tafelhoezen, ontvangstbalie en materialen. Controleer daarna licht, ventilatie, waterbekers en afvalbakken voordat deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tekenworkshop organiseren?
- Leg de locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de workshop, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en materiaalhoeveelheden te controleren.
- Hoeveel tekenmateriaal heb ik per deelnemer nodig?
- Voor iedere deelnemer heb je minimaal één tekenoppervlak, een potlood, gum en puntenslijper nodig. Tel bij materiaal dat gedeeld wordt, zoals linialen, mengpaletten en waterbekers, 1 exemplaar per 2 deelnemers en houd 10% reserve aan.
- Wanneer moet ik de ruimte voor een tekenworkshop klaarzetten?
- Begin minstens 60 minuten voor ontvangst met het opstellen van werktafels en stoelen. Reserveer daarna nog 30 minuten voor het verdelen van tekenmaterialen, het testen van apparatuur en het controleren van licht en ventilatie.
- Wat moet ik vooraf aan deelnemers van een tekenworkshop vragen?
- Vraag bij de aanmelding naar naam, contactgegevens en dieetwensen. Sluit de deelnemerslijst 3 dagen vooraf af en bevestig daarna het programma, de starttijd en eventuele praktische informatie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!