Zo organiseer je een tekenworkshop

Een tekenworkshop staat of valt met een logische volgorde: leg eerst datum, locatie en docent vast, en regel daarna de deelnemers en materialen. Reserveer voldoende werkruimte voor tafels, stoelen en tekenplaten, met plek voor demonstraties en looproutes. Verzamel dieetwensen vooraf als je koffie, thee of andere verzorging aanbiedt. Op de dag zelf werk je van ruimtecontrole naar ontvangst, uitleg en demonstratie, zodat deelnemers direct kunnen beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopdatum vastleggen
3
Docent voor workshop boeken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Programma bevestigen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Tekenmateriaal controleren
2 personen
12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
13
Naamkaartjes maken
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Ruimte openen
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
2 personen
18
Tafels met papier dekken
3 personen
19
Tekenmaterialen verdelen
3 personen
20
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
21
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
22
Licht en ventilatie controleren

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Programma en regels uitleggen
25
Basistechnieken demonstreren
26
Eerste tekenopdracht begeleiden
2 personen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Pauzehapjes serveren
2 personen
30
Tweede tekenopdracht begeleiden
2 personen
31
Avondpauze begeleiden
2 personen
32
Individuele feedback geven
2 personen
33
Vrije tekenronde begeleiden
2 personen
34
Werkstukken tentoonstellen
2 personen
35
Afsluiting en bedankje geven
36
Werkstukken veilig verpakken
2 personen

Nazorg

37
Tekenmaterialen inzamelen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Koelboxen leegmaken
43
Materialen laten drogen
2 personen
44
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
45
Deelnemers nabericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Ontvangsttafel
Presentatietafel
Afvalbakkenaantal 4

Tekenmateriaal

Tekenpapier A4aantal 500
Tekenpapier A3aantal 150
Schetsboekenaantal 32
Grafietpotlodenaantal 100
Kleurpotlodenaantal 12
Finelinersetsaantal 12
Kneedgummenaantal 35
Puntenslijpersaantal 35
Gummenaantal 35
Linialenaantal 35
Tekenklemmenaantal 35
Tekenplatenaantal 32
Mengpalettenaantal 35
Aquarelverfsetsaantal 12
Penselensetsaantal 12
Waterbekersaantal 35
Kleurwascoaantal 12
Tafelhoezenaantal 6
Papieren handdoekenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Presentatie-afstandsbediening

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Drinkglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 32
Presentatiestandaardsaantal 12

Verlichting

Bureaulampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de docent en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig daarna het programma schriftelijk, zodat deelnemers weten hoe laat de ontvangst en de basistechnieken beginnen.
Werk de deelnemerslijst dagelijks bij zodra aanmeldingen binnenkomen. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en gebruik de lijst ook voor naamkaartjes en de ontvangstbalie.
Controleer tekenmateriaal minstens 2 dagen voor de workshop en verdeel het per werkplek. Leg papier, potloden, gummen en slijpers klaar voordat deelnemers binnenkomen; ontbrekende materialen vallen dan meteen op.
Zet tafels zo neer dat iedere deelnemer voldoende elleboogruimte heeft en iedereen het projectiescherm of de presentatietafel kan zien. Test beamer, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 1 uur voor aanvang.
Richt koffie- en theepunt, afvalbakken en papieren handdoeken in vóór de ontvangst. Open de ruimte minstens 45 minuten eerder, controleer licht en ventilatie en houd een korte uitleg over regels en programma klaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een tekenworkshop voor te bereiden?: Reken op minimaal 2 weken voor locatie, datum, docent en uitnodigingen. Controleer materialen, werkbladen en boodschappen uiterlijk 2 dagen vooraf en kom 45 tot 60 minuten voor de start naar de ruimte.
Hoeveel tekenmateriaal heb je per deelnemer nodig?: Voorzie per deelnemer minimaal één werkplek met papier of een schetsboek, potlood, gum en puntenslijper. Leg extra materiaal klaar voor ongeveer 10% van de groep, zodat een gebroken potlood of vergeten set de workshop niet stillegt.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een tekenworkshop?: Reserveer per deelnemer ongeveer 1,5 tot 2 vierkante meter, inclusief stoel, werkruimte en loopruimte. Houd daarnaast een aparte plek vrij voor de presentatietafel, het scherm en de ontvangstbalie.
Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een tekenworkshop?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes, werkbladen en materialen definitief kunt maken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.