Boodschappenlijst voor een technologiebeurs

Voor een technologiebeurs heb je meer nodig dan tafels en schermen. Per stand moet je stroom, verbindingen en presentatiemiddelen vooraf controleren, zodat exposanten niet op de beursdag nog kabels of opladers zoeken. Denk ook aan registratie, bewegwijzering, naambadges en catering voor bezoekers en exposanten. Deze boodschappenlijst helpt je de apparatuur, het meubilair, het servies en de praktische materialen compleet klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Statafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 24
Registratiebalie
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Beeldschermenaantal 6
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Webcamsaantal 4
Presentatieklikkersaantal 4
Wifi-routersaantal 3
USB-opladersaantal 12
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 24
HDMI-kabelsaantal 12
USB-C-kabelsaantal 12
Ethernetkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Powerbanksaantal 6
Labelprintersaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Voedseltangenaantal 8

Decoratie

Bedrijfsbannersaantal 12
Tafelkleedsetsaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 8
Exposantenbordjesaantal 24
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Snoerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 3 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroen - 2 kilo
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Spa Blauw - 72 flessen
- Spa Rood - 24 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Gemengde noten - 4 kilo
- Rijstwafels - 6 pakken
- Miniwraps - 12 pakken
- Volkorenbrood - 10 broden
- Mini-afbakbroodjes - 180 stuks
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Kruidenkaas - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 3 kilo
- Komkommer - 4 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Paprika - 3 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Mandarijnen - 6 kilo
- Mini-muffins - 180 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Vegan wraps - 40 stuks
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Glutenvrij brood - 3 broden
- Vegan kaas - 1 kilo
- Vegan beleg - 1 kilo
- Mayonaise - 2 potten
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Cocktailsaus - 2 flessen
- Peper - 1 pot
- Zout - 1 pak
- Papieren servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Papieren rietjes - 300 stuks
- Snackbakjes - 300 stuks
- Dienbladen - 12 stuks
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handgel - 8 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- IJsblokjes - 20 kilo

Registratie

Naambadgesaantal 400
Badgehoudersaantal 400
Lanyardsaantal 400
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Registratieformulierenaantal 450
Beursplattegrondenaantal 450
Programmafoldersaantal 450
Polsbandjesaantal 400

Promotie

Flyersaantal 600
Visitekaartjesbakjesaantal 24
Notitieblokkenaantal 400
Balpennen voor bezoekersaantal 400
Goodiebagsaantal 350
Stickersaantal 500
A4-hoezenaantal 100

Veiligheid

Kabeltapeaantal 12
Markeerlintaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 8
Afzetpalenaantal 8

Kantoor

Printpapieraantal 5
Plakbandaantal 8
Dubbelzijdige tapeaantal 6
Schaaraantal 6
Permanent markersaantal 24
Post-itsaantal 12
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 8
Elastiekenaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Tips

Reken per exposantenstand op minimaal één laptop of tablet, één beeldscherm en voldoende HDMI- of USB-C-kabels voor de apparaten die daar werkelijk worden gedemonstreerd. Vraag technische wensen uiterlijk één week vooraf op.
Plan per stand minstens één vrije stroomaansluiting en houd per drie stands een verlenghaspel en extra stekkerdoos achter de hand. Werk kabels weg met kabelgoten of kabelmatten om struikelgevaar te voorkomen.
Zet bij de registratiebalie een laptop of tablet, labelprinter, opladers en reserve-naambadges klaar. Neem ongeveer 10% extra badges mee boven het verwachte aantal deelnemers voor last-minute aanmeldingen en typefouten.
Test projectoren, projectieschermen, webcams, handmicrofoons en draagbare speakers op dezelfde locatie en met dezelfde aansluitingen uiterlijk één dag van tevoren. Bewaar een gereedschapskoffer en extra kabels bij de techniektafel.
Bestel koffie, water en andere dranken op basis van de geplande bezetting en duur van de beurs; reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet voor catering minimaal één kopje of glas per aanwezige klaar en voeg 10% reserve toe.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een technologiebeurs?: Zorg minimaal voor expositietafels, standwanden, stoelen, registratieapparatuur, laptops of tablets, beeldschermen, stroomverlenging en kabels. Voeg per stand de vooraf opgegeven technische benodigdheden toe en houd ongeveer 10% reservekabels en opladers achter de hand.
Hoeveel stoelen heb ik nodig per beursstand?: Begin met 2 stoelen per stand als exposanten regelmatig zittend demonstreren of gesprekken voeren. Tel extra stoelen op bij stands met meerdere medewerkers en controleer de definitieve bezetting uiterlijk 1 week vooraf.
Hoeveel naambadges moet ik printen voor een technologiebeurs?: Print het verwachte aantal deelnemers en exposanten plus ongeveer 10% reserve. Maak de badges uiterlijk 1 dag vooraf en houd een labelprinter klaar voor wijzigingen op de beursdag.
Wanneer moet je de techniek voor een technologiebeurs testen?: Test alle schermen, projectoren, microfoons, wifi-routers en kabels uiterlijk 1 dag vooraf op de beurslocatie. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van stroom, internet en presentaties, omdat aansluitingen of apparaten kunnen zijn verplaatst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.