Que faut-il prévoir pour un salon de la technologie ?

Un salon de la technologie demande plus qu’un ordinateur par exposant. Il faut prévoir l’accueil, les démonstrations, la connexion, l’alimentation électrique et les pauses, sans oublier les petits accessoires qui bloquent rapidement une installation. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique, les câbles, les boissons et la vaisselle à acheter ou à apporter. Vérifiez les besoins de chaque exposant avant de finaliser les quantités.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 24
Tables hautesqté 12
Chaisesqté 80
Panneaux de standqté 24
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Écransqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Webcamsqté 4
Cliques de présentationqté 4
Routeurs Wi-Fiqté 3
Chargeurs USBqté 12
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 24
Câbles HDMIqté 12
Câbles USB-Cqté 12
Câbles Ethernetqté 12
Goulottes de câblesqté 12
Passe-câblesqté 10
Batteries externesqté 6
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Microphones mainqté 2
Enceintes portablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces alimentairesqté 8

Décoration

Bannières d'entrepriseqté 12
Sets de nappesqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 8
Panneaux pour exposantsqté 24
Panneaux d'informationqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Spa Blauw - 72 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Noix mélangées - 4 kilos
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini wraps - 12 paquets
- Pain complet - 10 pains
- Petits pains précuits - 180 pièces
- Fromage frais - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Fromage aux herbes - 2 kilo
- Filet de dinde - 3 kilo
- Concombre - 4 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mandarines - 6 kilo
- Mini muffins - 180 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Wraps vegan - 40 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Pain sans gluten - 3 pains
- Fromage vegan - 1 kilo
- Garniture végane - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Barquettes à snacks - 300 pièces
- Plateaux - 12 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Filtres à café - 3 paquets
- Glaçons - 20 kilos

Inscription

Badges nominatifsqté 400
Porte-badgesqté 400
Lanyardsqté 400
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Formulaires d’inscriptionqté 450
Plans du salonqté 450
Brochures du programmeqté 450
Braceletsqté 400

Promotion

Flyersqté 600
Présentoirs à cartes de visiteqté 24
Blocs-notesqté 400
Stylos à bille pour les visiteursqté 400
Sacs cadeauxqté 350
Autocollantsqté 500
Protège-documents A4qté 100

Sécurité

Ruban adhésifqté 12
Ruban de balisageqté 6
Gilets de sécuritéqté 8
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 8
Poteaux de balisageqté 8

Bureau

Papier d’impressionqté 5
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésif double faceqté 6
Ciseauxqté 6
Marqueurs permanentsqté 24
Post-itqté 12
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Élastiquesqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Conseils

Prévoyez au moins une multiprise et une rallonge par stand équipé, puis ajoutez 10 à 15 % de câbles et d’adaptateurs de secours. Les câbles HDMI, USB-C et Ethernet manquent souvent au moment des branchements.
Comptez une chaise par personne assise et ajoutez 10 % de sièges pour les visiteurs et les démonstrations. Pour les espaces debout, prévoyez environ une table haute pour 8 à 10 participants.
Réservez un routeur Wi-Fi de secours et une batterie externe pour chaque zone importante. Testez la couverture et les connexions au moins 24 heures avant l’ouverture, surtout si les démonstrations dépendent d’Internet.
Pour l’accueil, préparez les badges imprimés et gardez une imprimante d’étiquettes disponible pour les inscriptions de dernière minute. Prévoyez aussi 5 à 10 % de badges vierges en plus que le nombre d’inscrits confirmé.
Pour les pauses, comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des participants et ajoutez une marge pour les exposants.

Questions fréquentes

Combien de prises électriques faut-il prévoir par stand ?: Prévoyez au minimum 3 prises disponibles par stand équipé : une pour l’ordinateur, une pour l’écran ou le projecteur et une de secours. Ajoutez une multiprise par stand et 10 à 15 % de rallonges supplémentaires.
Combien de badges faut-il imprimer pour un salon de la technologie ?: Imprimez un badge par participant, exposant et membre de l’équipe confirmé. Ajoutez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les changements de nom.
Quelle quantité de boissons acheter pour un salon ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Pour 100 personnes sur trois heures, prévoyez donc environ 400 à 500 boissons, selon la durée des pauses et la présence d’un catering.
Quand tester le matériel audiovisuel avant le salon ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis vérifiez les branchements et les batteries le matin même. Testez chaque écran, projecteur, microphone, webcam et câble utilisé par les exposants.

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