Techniekbeurs organiseren: checklist en planning

Een techniekbeurs staat of valt met een indeling die werkt, betrouwbare aansluitingen en exposanten die op tijd weten wat ze moeten aanleveren. Begin met datum en locatie, werk daarna de beursvloer, registratie en het programma uit. Plan demonstraties en presentaties niet los van de technische test: schermen, microfoons, laptops, kabels en netwerk moeten samen functioneren. Deze checklist helpt je de 77 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste uitnodiging tot controle van vloer en entree.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursindeling uitwerken
2 personen
Exposanten benaderen
2 personen
Exposanten registreren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Demonstraties plannen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Plattegrond definitief maken
2 personen
Stroompunten inventariseren
2 personen
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
Naambadges ontwerpen
Programma laten drukken
Exposantenborden maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Technische bestanden testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Exposantenstands opbouwen
6 personen
Stroomverdeling aansluiten
3 personen
Computers en schermen plaatsen
4 personen
Demonstratieapparatuur testen
4 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Technische eindcontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Bezoekers badges uitreiken
2 personen
Exposanten ontvangen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Stands tussentijds controleren
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste programmaonderdeel begeleiden
2 personen
Einde beurs aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
3 personen
Demonstratieapparatuur inpakken
4 personen
Exposantenstands afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Stroomkabels oprollen
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto- en videomateriaal archiveren
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 24
Barkrukkenaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 80
Registratiebalie
Loungefauteuilsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Presentatieschermenaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Webcamsaantal 2
VR-brillenaantal 3
Demonstrobotsaantal 2
Powerbanksaantal 8
USB-hubsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 16
Stekkerdozenaantal 20
Kabelhaspelsaantal 6
HDMI-kabelsaantal 8
USB-C-kabelsaantal 12
Netwerkkabelsaantal 12
Draadloze routersaantal 2
Laserpointersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Exposantenbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Programmapostersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Naambadgehoudersaantal 180

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Noodlampenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursindeling vast voordat je exposanten definitief registreert. Reserveer per stand niet alleen een tafel, maar controleer ook de benodigde stroompunten, looproutes en ruimte voor demonstraties.
Vraag presentaties en technische bestanden uiterlijk 7 dagen voor de beurs op. Test ze vervolgens op de laptops, beamers, presentatieschermen en projectieschermen die op locatie worden gebruikt.
Maak per demonstratie een aansluitlijst met benodigde HDMI-kabels, USB-C-kabels, USB-hubs, verlengsnoeren en stekkerdozen. Leg kabelhaspels en netwerkkabels apart klaar, zodat je tijdens de opbouw niet hoeft te zoeken.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf met de plattegrond, opbouwinstructies, programma en veiligheidsroutes. Vermeld ook waar registratie, stoelen, barkrukken en afvalbakken staan.
Plan op de beursdag minimaal 60 minuten voor een volledige technische controle. Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, webcams, draadloze routers en demonstratieapparatuur voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een techniekbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en beursindeling. Benader exposanten in de eerste 2 weken en sluit de registratie en technische inventaris uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een techniekbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging bij voorkeur 8 weken voor de beurs. Geef geregistreerde exposanten uiterlijk 5 werkdagen vooraf de definitieve plattegrond, praktische informatie en veiligheidsroutes.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een techniekbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, registratiebalie, schermen en bewegwijzering. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor het testen van presentaties, microfoons, netwerkverbindingen en demonstraties.
Wanneer test ik presentaties en technische bestanden?: Verzamel alle presentaties en bestanden uiterlijk 7 dagen vooraf en test ze binnen 2 werkdagen daarna. Doe op de beursdag nog een korte controle van elke presentatie op het gebruikte scherm of de beamer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.