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Technikmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Technikmesse steht und fällt mit genauer Abstimmung: Aussteller, Strom, Präsentationen und Besucherführung müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag durch 77 Aufgaben. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und technische Dateien frühzeitig ein, statt sie kurz vor dem Aufbau nachzufassen. Besonders bei Demonstrationen, VR-Brillen, Robotern und Präsentationstechnik entscheidet ein Test vor Ort darüber, ob das Programm reibungslos läuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Messeaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Aussteller kontaktieren

    2 Personen

  • Aussteller erfassen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Demonstrationen planen

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Lageplan finalisieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse erfassen

    2 Personen

  • Sicherheitswege kontrollieren

    2 Personen

  • Namensschilder gestalten

  • Programm drucken lassen

  • Ausstellerschilder erstellen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Technische Dateien testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Ausstellerstände aufbauen

    6 Personen

  • Stromverteilung anschließen

    3 Personen

  • Computer und Bildschirme aufstellen

    4 Personen

  • Demonstrationsausrüstung testen

    4 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder sortieren

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Technische Endkontrolle durchführen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Besucherausweise ausgeben

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Vorführungen betreuen

    3 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber und gefüllt halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stände zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzten Programmpunkt begleiten

    2 Personen

  • Messeende ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    3 Personen

  • Demonstrationsausrüstung einpacken

    4 Personen

  • Ausstellerstände abbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Stromkabel aufrollen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Foto- und Videomaterial archivieren

  • Abrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 24
  • BarhockerAnz. 24
  • Besucher-StühleAnz. 80
  • Registrierungstheke
  • Lounge-SesselAnz. 8
  • KlappischeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • PräsentationsbildschirmeAnz. 4
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • WebcamsAnz. 2
  • VR-BrillenAnz. 3
  • DemonstrationsroboterAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 8
  • USB-HubsAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 8
  • USB-C-KabelAnz. 12
  • NetzwerkkabelAnz. 12
  • WLAN-RouterAnz. 2
  • LaserpointerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • Aussteller-SchilderAnz. 24
  • WegweiserAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 180

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • NotlampenAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 24
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Ausstellerkommunikation nicht mit der Einladung ab: Fordere Präsentationen, technische Dateien und Angaben zu Stromanschlüssen mit einer festen Frist an, damit du den Lageplan und das Programm rechtzeitig finalisieren kannst.
  • Plane für jede Demonstration einen eigenen Technikcheck ein. Laptops, Bildschirme, Beamer, HDMI- und USB-C-Kabel sowie Netzwerkkabel sollten vor dem Messetag gemeinsam getestet und eindeutig einem Stand zugeordnet werden.
  • Prüfe die Besucherführung nach dem fertigen Messeaufbau: Registrierungstheke, Messetische, Stühle und Abfallbehälter dürfen Sicherheitswege und Eingänge nicht verengen. Kontrolliere Boden und Eingang noch einmal beim Öffnen der Location.
  • Sammle Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die Gesamtzahl an den Lieferanten weiter. Kaffeetassen und Wassergläser werden häufig erst beim Einkauf bedacht, obwohl sie ab der ersten Stunde gebraucht werden.
  • Drucke Namensschilder, Ausstellerschilder und das Programm erst nach der letzten bestätigten Änderung, aber nicht später als am Vortag. Lege zusätzlich Powerbanks, Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Ersatzkabel gesammelt für das Aufbauteam bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Technikmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Ausstellerkontakten. Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit Programm, Verpflegung, Lageplan und Technikbedarf nicht gleichzeitig in der letzten Woche entstehen.
Wann müssen Aussteller ihre Präsentationen und Technikdaten schicken?
Setze eine verbindliche Frist etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, Präsentationen zu sammeln, technische Dateien zu testen und fehlende Strom- oder Netzwerkanforderungen nachzufassen.
Wie prüft man die Technik vor einer Technikmesse?
Teste jeden Präsentationsplatz mindestens einmal vor dem Messetag mit dem tatsächlich verwendeten Laptop, Bildschirm oder Beamer. Prüfe außerdem Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Webcams, WLAN-Router und alle benötigten HDMI-, USB-C- und Netzwerkkabel.
Wann sollte der Lageplan einer Technikmesse fertig sein?
Finalisiere den Lageplan spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung, sobald Aussteller, Tische und Anschlüsse weitgehend feststehen. Danach solltest du nur noch notwendige Änderungen einarbeiten und Sicherheitswege erneut kontrollieren.

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