Checklist pour organiser un salon de la technologie

Un salon de la technologie se prépare d’abord autour des exposants, puis autour des flux de visiteurs et des démonstrations. Fixez la date et le lieu suffisamment tôt pour construire le plan du salon, ouvrir les inscriptions et réserver les fournisseurs. Dans les dernières semaines, vérifiez les fichiers techniques, les besoins électriques, les badges et les supports imprimés. Le jour J, contrôlez l’entrée, le sol, les itinéraires de sécurité et chaque poste de démonstration avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer le plan du salon
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
Établir le programme
2 personnes
Planifier les démonstrations
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Finaliser le plan
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Faire imprimer le programme
Créer des panneaux pour les exposants
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester les fichiers techniques
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Monter les stands des exposants
6 personnes
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
Installer les ordinateurs et les écrans
4 personnes
Tester l’équipement de démonstration
4 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Effectuer le contrôle technique final
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Remettre les badges aux visiteurs
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Annoncer les présentations
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Contrôler les stands entre-temps
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Animer le dernier point du programme
2 personnes
Annoncer la fin du salon
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Emballer le matériel de démonstration
4 personnes
Démonter les stands des exposants
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les vidéos
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tabourets de barqté 24
Chaises pour les visiteursqté 80
Comptoir d'inscription
Fauteuils loungeqté 8
Tables pliantesqté 6
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écrans de présentationqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Webcamsqté 2
Casques VRqté 3
Robots de démonstrationqté 2
Batteries externesqté 8
Hubs USBqté 8
Rallongesqté 16
Multiprisesqté 20
Rallonges à enrouleurqté 6
Câbles HDMIqté 8
Câbles USB-Cqté 12
Câbles réseauqté 12
Routeurs sans filqté 2
Pointeurs laserqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Panneaux exposantsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 24
Supports de badges nominatifsqté 180

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de secoursqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan des stands et des circulations : prévoyez l’emplacement du comptoir d’inscription, des chaises, des espaces lounge et des démonstrations avant de confirmer les exposants.
Demandez les besoins techniques de chaque exposant au moins 3 semaines avant l’ouverture : nombre d’ordinateurs, écrans, prises, câbles réseau et accès au Wi-Fi doivent être connus pour éviter les rallonges improvisées.
Testez chaque présentation et chaque fichier technique 24 à 48 heures avant le salon. Vérifiez notamment les connexions HDMI et USB-C, le vidéoprojecteur, les microphones et les webcams.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure, puis envoyez les informations pratiques aux exposants au moins 7 jours avant l’événement. Ajoutez les horaires d’installation, les accès et le programme final.
Le matin de l’ouverture, arrivez au moins 2 heures en avance : contrôlez l’entrée, le sol, les itinéraires de sécurité, les badges, les panneaux et le fonctionnement des démonstrations avant l’accueil des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la technologie ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les exposants, le lieu, le plan du salon et les fournisseurs doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la technologie ?: Ouvrez le formulaire d’inscription environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Gardez ensuite 1 à 2 semaines pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et finaliser les informations aux participants.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel technique ?: Rassemblez et testez le matériel 24 à 48 heures avant l’ouverture. Pour les robots, casques VR, écrans et démonstrations connectées, prévoyez aussi un contrôle sur place le matin même.
À quelle heure installer un salon de la technologie ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Ce délai permet de vérifier les stands, les prises, le réseau, les badges, la signalétique et les fichiers de présentation sans retarder l’accueil.

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