Zo organiseer je een teamtraining zonder gedoe

Een teamtraining staat of valt met de volgorde waarin je voorbereidt. Leg eerst datum, locatie, programma en trainers vast; regel daarna aanmeldingen, dieetwensen en catering. Controleer ruim vooraf of de trainingsruimte, beamer, laptop, kabels en oefenmaterialen compleet zijn. Op de dag zelf draait het om een ingerichte ontvangst, een duidelijke start en genoeg tijd voor ventileren, klaarzetten en testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
3
Trainers en begeleiders vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en route versturen
8
Trainingsruimte reserveren
9
Catering bestellen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Trainingsmaterialen controleren
2 personen
12
Werkbladen afdrukken
13
Naamkaartjes maken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

17
Locatie openen
2 personen
18
Ruimtes ventileren
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
21
Registratietafel inrichten
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Programma toelichten
25
Teambuildingoefeningen begeleiden
3 personen
26
Pauzedranken en fruit serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Reflectieopdracht begeleiden
2 personen
29
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
30
Diner serveren
3 personen
31
Servies en bestek verzamelen
2 personen
32
Verdiepende teamsessie begeleiden
3 personen
33
Avondhapjes serveren
2 personen
34
Actiepunten laten vastleggen
35
Afsluiting en bedankje verzorgen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
3 personen
37
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Geleende materialen retourneren
42
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 6
Buffettafelaantal 2
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Trainingsmattenaantal 20
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 8
Elastiekenaantal 12
Blinddoekenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabel
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Servies

Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 24
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Pennenaantal 30
A4-notitieblokkenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma vóór je de uitnodiging verstuurt. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd, inclusief pauzes en de teambuildingoefeningen, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal deelnemers op tijd door aan de catering. Controleer de bestelling nog één keer voordat je boodschappen doet.
Test beamer, laptop, HDMI-kabel, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 30 minuten vóór ontvangst. Een presentatie die alleen op één laptop werkt, zorgt anders direct voor vertraging.
Richt de registratietafel in met naamkaartjes en houd de route naar trainingsruimte, koffie en garderobe zichtbaar. Reserveer hiervoor 15 tot 20 minuten vóór de officiële start.
Leg trainingsmatten, pionnen, hoepels, zachte ballen, elastieken en blinddoeken per oefening klaar. Zo hoef je tijdens de training niet te zoeken en blijft de overgang tussen onderdelen kort.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een teamtraining organiseren?: Leg datum, locatie, programma en trainers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 tot 14 dagen voor de training, zodat je catering en materialen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?: Reken op 45 tot 60 minuten voor ventileren, tafels en stoelen opstellen, materialen klaarleggen, de registratietafel inrichten en koffie en thee klaarzetten. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor het testen van laptop en beamer.
Wat moet je controleren voor een teamtraining?: Controleer uiterlijk één week vooraf het programma, de deelnemerslijst, dieetwensen, catering en alle trainingsmaterialen. Test op de dag zelf de beamer, HDMI-kabel, stroomvoorziening en draagbare speaker voordat deelnemers binnenkomen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een teamtraining?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de duur en temperatuur. Zet water direct klaar en plan koffie en thee vóór de start, tijdens de pauze en na afloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.