Organiser une formation d’équipe, étape par étape
Une formation d’équipe réussie se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, construire le programme d’entraînement, puis confirmer les encadrants avant d’inviter les participants. Les inscriptions servent ensuite à ajuster les besoins alimentaires, le matériel et la disposition de la salle. Le jour venu, prévoyez un accueil séparé, un espace de travail prêt et une vérification technique avant l’arrivée du groupe. Ce plan rassemble les 42 tâches et 36 éléments nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
- 2
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
- 3
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Envoyer le programme et l’itinéraire
- 8
Réserver la salle d’entraînement
- 9
Commander le catering
- 10
Vérifier la liste des courses
- 11
Vérifier le matériel d’entraînement
2 personnes
- 12
Imprimer les feuilles de travail
- 13
Créer des badges nominatifs
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Refroidir les boissons
- 16
Préparer les en-cas
2 personnes
Événement
- 17
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 18
Aérer les espaces
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
- 21
Installer la table d'inscription
- 22
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 23
Accueillir les participants
2 personnes
- 24
Présenter le programme
- 25
Encadrer les exercices de team building
3 personnes
- 26
Servir les boissons de pause et les fruits
2 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
- 28
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
- 29
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 30
Servir le dîner
3 personnes
- 31
Rassembler la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 32
Animer une séance d’équipe approfondie
3 personnes
- 33
Servir les en-cas du soir
2 personnes
- 34
Faire consigner les points d’action
- 35
Assurer la clôture et les remerciements
Suivi
- 36
Rassembler le matériel
3 personnes
- 37
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 38
Faire la vaisselle
2 personnes
- 39
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 41
Restituer le matériel emprunté
- 42
Renvoyer les informations aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 24
- Tablesqté 6
- Table de buffetqté 2
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
Matériel de sport
- Tapis d’entraînementqté 20
- Cônesqté 20
- Cerceauxqté 8
- Balles souplesqté 8
- Élastiquesqté 12
- Masquesqté 12
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 3
Vaisselle
- Verresqté 30
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 30
- Couvertsqté 30
- Louchesqté 6
Décoration
- Porte-nomsqté 24
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 24
- Post-itqté 12
- Stylosqté 30
- Blocs-notes A4qté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et la salle au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Vérifiez dès cette étape les possibilités d’aération, les prises électriques et l’espace nécessaire pour les tapis, cônes et cerceaux.
- Envoyez les invitations avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant la formation. Demandez en même temps les contraintes alimentaires afin de transmettre un nombre fiable au traiteur.
- Finalisez le programme avant d’envoyer l’itinéraire : indiquez les horaires, les temps de pause, le lieu d’entraînement et le nom des encadrants. Gardez une version imprimée pour l’accueil et les feuilles de travail.
- Faites un essai technique la veille avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et l’enceinte. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise disponibles, car les prises sont rarement placées au bon endroit.
- Arrivez 60 à 90 minutes avant les participants. Aérez les espaces, installez les tables et les chaises, préparez la table d’inscription, refroidissez les boissons et mettez le café, le thé et les en-cas en place avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une formation d’équipe ?
- Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, puis établissez le programme et confirmez les encadrants avant d’envoyer les invitations.
- Quand clôturer les inscriptions à une formation d’équipe ?
- Fixez la clôture 10 à 14 jours avant la formation. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les besoins alimentaires, de commander le catering et d’ajuster les supports et le matériel.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Ce créneau couvre l’aération, l’installation des tables et des chaises, la préparation du matériel d’entraînement et le test du vidéoprojecteur.
- Comment préparer le matériel pour une formation d’équipe ?
- Vérifiez la liste du matériel au moins 48 heures avant, puis regroupez les tapis, cônes, cerceaux, balles souples, élastiques et masques par activité. Gardez les marqueurs, feuilles de paperboard et badges nominatifs accessibles dès l’accueil.
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