Cómo organizar un entrenamiento de equipo sin perder el control
Un entrenamiento de equipo funciona mejor cuando la logística está cerrada antes de preparar la sala. Empieza fijando fecha y lugar, crea un programa con responsables y gestiona las inscripciones junto con las preferencias dietéticas. Después confirma el material deportivo, la tecnología y el catering. El día del entrenamiento, reserva tiempo para ventilar, montar las mesas, probar la presentación y preparar la recepción antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Elaborar el programa de entrenamiento
2 personas
- 3
Asignar entrenadores y monitores
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Enviar el programa y la ruta
- 8
Reservar sala de formación
- 9
Pedir el catering
- 10
Comprobar la lista de la compra
- 11
Comprobar el material de entrenamiento
2 personas
- 12
Imprimir hojas de trabajo
- 13
Hacer tarjetas con nombres
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
- 16
Preparar aperitivos
2 personas
Evento
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Ventilar los espacios
- 19
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 20
Preparar el material de formación
2 personas
- 21
Montar la mesa de registro
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Recepción de participantes
2 personas
- 24
Presentar el programa
- 25
Guiar ejercicios de team building
3 personas
- 26
Servir bebidas y fruta del descanso
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Guiar la actividad de reflexión
2 personas
- 29
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 30
Servir la cena
3 personas
- 31
Recoger la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 32
Coordinar una sesión de equipo en profundidad
3 personas
- 33
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
- 34
Hacer que se registren los puntos de acción
- 35
Preparar el cierre y el agradecimiento
Seguimiento
- 36
Reunir los materiales
3 personas
- 37
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 38
Lavar la vajilla
2 personas
- 39
Limpiar el espacio
3 personas
- 40
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 41
Devolver el material prestado
- 42
Enviar la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 24
- Mesascant. 6
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Esterillas de entrenamientocant. 20
- Conoscant. 20
- Aroscant. 8
- Pelotas blandascant. 8
- Gomas elásticascant. 12
- Antifacescant. 12
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 3
Vajilla
- Vasoscant. 30
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 24
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Post-itscant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notas A4cant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 7 días antes y envíalo junto con la ruta. Así los participantes saben cuándo empiezan los ejercicios, las pausas y las sesiones de formación.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 5 días antes. Usa ese número final para ajustar el catering, las bebidas, las tazas y los platos.
- Haz una prueba técnica antes de abrir la sala: conecta el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y el altavoz. Reserva 30 minutos para detectar cables incompatibles o enchufes insuficientes.
- Prepara el material de cada ejercicio en una zona separada: esterillas, conos, aros, pelotas blandas, gomas elásticas y antifaces. Cuenta las unidades la tarde anterior para no descubrir faltas durante la dinámica de team building.
- Llega al menos 90 minutos antes. Ventila los espacios, coloca mesas y sillas, prepara la mesa de registro, enfría las bebidas y deja listos el café, el té, los aperitivos y las tarjetas con nombres.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento de equipo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, entrenadores y sala. Deja cerrados el programa, las inscripciones y el catering como mínimo 5 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar el programa del entrenamiento?
- Envíalo 7 días antes e incluye los horarios, la ruta y cualquier indicación práctica. Si cambia una sesión, manda la versión actualizada al menos 24 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?
- Calcula 90 minutos antes de la recepción para ventilar, colocar mesas y sillas, montar el registro y preparar el material. Añade otros 30 minutos si tienes que probar proyector, pantalla y altavoz.
- ¿Cómo calculo el catering para un entrenamiento de equipo?
- Trabaja con el número definitivo de inscritos y confirma las dietas 5 días antes. Prepara bebidas para las pausas y deja separados los aperitivos o platos adaptados a cada preferencia dietética.
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