Teamtraining organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Trainingstag
Ein gelungenes Teamtraining beginnt nicht mit den Übungen, sondern mit einem klaren Ablauf. Lege zuerst Termin, Ort und Ziel fest, danach planst du Programm, Betreuung und Verpflegung. Verschicke die Einladung früh genug, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen. Am Trainingstag selbst zählen kurze Wege: Registrierung, Kaffee, Technik und Trainingsmaterial sollten vor dem Eintreffen der Gruppe bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Trainingsprogramm erstellen
2 Personen
- 3
Trainer und Betreuer festlegen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Programm und Route versenden
- 8
Trainingsraum reservieren
- 9
Catering bestellen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Trainingsmaterialien überprüfen
2 Personen
- 12
Arbeitsblätter ausdrucken
- 13
Namensschilder erstellen
- 14
Einkaufen gehen
2 Personen
- 15
Getränke kühlen
- 16
Snacks vorbereiten
2 Personen
Event
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Räume lüften
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Trainingsmaterial bereitlegen
2 Personen
- 21
Registrierungstisch einrichten
- 22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 23
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 24
Programm vorstellen
- 25
Teambuilding-Übungen begleiten
3 Personen
- 26
Pausengetränke und Obst servieren
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
- 28
Reflexionsaufgabe begleiten
2 Personen
- 29
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 30
Abendessen servieren
3 Personen
- 31
Geschirr und Besteck sammeln
2 Personen
- 32
Vertiefende Teamsitzung begleiten
3 Personen
- 33
Abendhäppchen servieren
2 Personen
- 34
Aktionspunkte festhalten lassen
- 35
Abschluss und Dankeswort gestalten
Nachbereitung
- 36
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 37
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Raum reinigen
3 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Geliehene Materialien zurückgeben
- 42
Teilnehmerinformationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 24
- TischeAnz. 6
- Buffet-TischAnz. 2
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Sportmaterial
- TrainingsmattenAnz. 20
- KegelAnz. 20
- ReifenAnz. 8
- SoftbälleAnz. 8
- GummibänderAnz. 12
- AugenbindenAnz. 12
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 3
Geschirr
- GläserAnz. 30
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServierlöffelAnz. 6
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 24
- FlipchartblätterAnz. 30
- MarkerAnz. 24
- Post-itsAnz. 12
- StifteAnz. 30
- A4-NotizblöckeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane das Trainingsprogramm in Blöcken von 60 bis 90 Minuten und lege zwischen zwei Einheiten mindestens 15 Minuten Pause ein. So bleiben Raumwechsel, Fragen und kurze Verzögerungen beherrschbar.
- Reserviere den Trainingsraum mindestens 4 Wochen vorher und prüfe, ob Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel tatsächlich vorhanden sind. Technikprobleme am Morgen lassen sich nur schwer auffangen.
- Schicke Programm und Route spätestens 7 Tage vor dem Termin. Bitte dabei gleichzeitig um Anmeldungen und Ernährungswünsche, damit Catering und Sitzplätze nicht auf Schätzungen beruhen.
- Richte den Registrierungstisch 30 Minuten vor Beginn ein und ordne Namensschilder alphabetisch. Lege Arbeitsblätter, Marker und Trainingsmaterialien getrennt nach Programmpunkt bereit, statt alles in einer Kiste zu sammeln.
- Kühle Getränke am Vorabend und stelle Kaffee, Tee sowie Wasser zum Empfang bereit. Rechne für die erste Stunde mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person und plane Snacks so, dass sie ohne Besteck gegessen werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich ein Teamtraining organisieren?
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Trainer. Für externe Räume oder Catering sind 8 Wochen Vorlauf sicherer; die Einladung sollte spätestens 4 Wochen vor dem Training verschickt werden.
- Wie viel Zeit sollte ein Teamtraining dauern?
- Plane für ein kompaktes Teamtraining 4 bis 6 Stunden inklusive Pausen. Nach jeweils 60 bis 90 Minuten Training sind 15 Minuten Pause sinnvoll, bei praktischen Übungen zusätzlich Zeit für Aufbau und Raumwechsel.
- Wie viele Getränke brauche ich für ein Teamtraining?
- Rechne mit mindestens 0,5 Litern Wasser pro Person für die erste Trainingshälfte und insgesamt etwa 1 bis 1,5 Litern pro Person bei einem ganztägigen Termin. Für Kaffee und Tee kalkulierst du 2 bis 3 Tassen pro Person, wenn beides durchgehend angeboten wird.
- Wann muss ich Ernährungswünsche für das Catering abfragen?
- Frage sie mit der Anmeldung ab und setze eine verbindliche Frist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Bestätige die endgültige Anzahl und besondere Wünsche spätestens 5 Werktage vorher beim Catering.
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