Teamtraining organiseren: checklist en planning

Een teamtraining staat of valt met een strak programma én een locatie die op tijd klaarstaat. Leg eerst datum, ruimte, trainers en inhoud vast; regel daarna deelnemers, catering en materialen. Denk niet alleen aan de training zelf, maar ook aan ontvangst, koffie, techniek en de overgang naar oefeningen. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen je wanneer uitvoert, zodat je op de dag zelf niet nog werkbladen hoeft te printen of kabels moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Trainingsprogramma opstellen
2 personen
Trainers en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route versturen
Trainingsruimte reserveren
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
Trainingsmaterialen controleren
2 personen
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Trainingsmateriaal klaarleggen
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Teambuildingoefeningen begeleiden
3 personen
Pauzedranken en fruit serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Reflectieopdracht begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies en bestek verzamelen
2 personen
Verdiepende teamsessie begeleiden
3 personen
Avondhapjes serveren
2 personen
Actiepunten laten vastleggen
Afsluiting en bedankje verzorgen

Nazorg

Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende materialen retourneren
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 24
Tafelsaantal 6
Buffettafelaantal 2
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Sportmateriaal

Trainingsmattenaantal 20
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 8
Elastiekenaantal 12
Blinddoekenaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabel
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Servies

Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 24
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Pennenaantal 30
A4-notitieblokkenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het trainingsprogramma voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je in één bericht de tijden, route, onderdelen en benodigde voorbereiding voor deelnemers delen.
Controleer de ruimte minstens één week vooraf op tafels, stoelen, ventilatie en stroompunten. Test laptop, beamer, HDMI-kabel, projectiescherm en draagbare speaker samen; een losse kabel is op de dag zelf snel vergeten.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk enkele dagen voor de training door aan de catering. Houd ook rekening met koffie, thee, water en pauzehapjes.
Maak voor actieve teambuildingoefeningen een aparte materiaalkist. Controleer vooraf de trainingsmatten, pionnen, hoepels, zachte ballen, elastieken en blinddoeken en leg per oefening klaar wat nodig is.
Richt de registratietafel en koffietafel in voordat deelnemers arriveren. Leg naamkaartjes, werkbladen en schrijfmateriaal klaar en zorg dat dranken gekoeld of in thermoskannen beschikbaar zijn bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een teamtraining organiseren?: Leg datum, locatie, trainers en programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna meteen, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de catering voor een teamtraining bestellen?: Bestel de catering zodra het programma en de verwachte groepsgrootte bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en dieetwensen uiterlijk enkele werkdagen voor de training door.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een teamtraining?: Voor een presentatie heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm en HDMI-kabel nodig. Neem ook verlengsnoeren en stekkerdozen mee en test de volledige opstelling vóór de deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik de trainingsruimte klaarzetten?: Open de locatie minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Gebruik die tijd om te ventileren, tafels en stoelen te plaatsen, materialen klaar te leggen en koffie, thee en de registratietafel in te richten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.