Checklist pour organiser une formation d’équipe

Une formation d’équipe demande plus qu’une salle et quelques exercices. Il faut verrouiller la date, les encadrants et le programme, puis gérer les inscriptions, les besoins alimentaires et l’itinéraire. Le jour venu, l’accueil, le matériel sportif, la projection et les pauses doivent être prêts avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble les 42 tâches et 36 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Établir le programme d’entraînement
2 personnes
Finaliser les encadrants et accompagnateurs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme et l’itinéraire
Réserver la salle d’entraînement
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Vérifier le matériel d’entraînement
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer les exercices de team building
3 personnes
Servir les boissons de pause et les fruits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les couverts
2 personnes
Animer une séance d’équipe approfondie
3 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Faire consigner les points d’action
Assurer la clôture et les remerciements

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 24
Tablesqté 6
Table de buffetqté 2
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Tapis d’entraînementqté 20
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 8
Élastiquesqté 12
Masquesqté 12

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 3

Vaisselle

Verresqté 30
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Louchesqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 24
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notes A4qté 24

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Envoyez le programme et l’itinéraire quelques jours avant la formation. Indiquez l’heure d’accueil, le déroulé des exercices et ce que les participants doivent savoir avant de venir.
Testez la partie technique la veille : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, rallonges, multiprises et enceinte portable doivent fonctionner ensemble.
Préparez la salle au moins 60 minutes avant l’accueil : aérez, installez les tables et les chaises, puis disposez tapis, cônes, cerceaux, balles souples et élastiques selon les exercices.
Ne laissez pas les pauses au dernier moment : refroidissez les boissons, préparez les en-cas et installez café, thé, verres, tasses, assiettes et couverts avant le début du programme.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation d’équipe ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse environ 10 à 14 jours pour les réponses, les inscriptions et le recueil des besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une formation d’équipe ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer un vidéoprojecteur, préparer le matériel sportif et mettre en place une table d’inscription.
Quand commander le catering pour une formation d’équipe ?: Passez la commande après la clôture des inscriptions et des préférences alimentaires, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les quantités et les horaires de livraison 48 heures à l’avance.
Que faut-il tester avant une formation d’équipe ?: Testez la veille l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges, les multiprises et l’enceinte portable. Préparez aussi les feuilles de travail, les badges nominatifs et les marqueurs pour éviter une installation précipitée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.