Checklist para organizar un entrenamiento de equipo
Un entrenamiento de equipo necesita más que una sala y un programa. Hay que coordinar formadores, inscripciones, preferencias alimentarias, material deportivo, equipos audiovisuales y la recepción de los participantes. Esta checklist reúne 42 tareas y 36 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta preparar el café, las mesas y los ejercicios de team building. Úsala para detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Elaborar el programa de entrenamiento
2 personas
Asignar entrenadores y monitores
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa y la ruta
Reservar sala de formación
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el material de entrenamiento
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el material de formación
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar ejercicios de team building
3 personas
Servir bebidas y fruta del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar la actividad de reflexión
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger la vajilla y los cubiertos
2 personas
Coordinar una sesión de equipo en profundidad
3 personas
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
Hacer que se registren los puntos de acción
Preparar el cierre y el agradecimiento
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver el material prestado
Enviar la información de los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 24
- Mesascant. 6
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Material deportivo
- Esterillas de entrenamientocant. 20
- Conoscant. 20
- Aroscant. 8
- Pelotas blandascant. 8
- Gomas elásticascant. 12
- Antifacescant. 12
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 3
Vajilla
- Vasoscant. 30
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 30
- Cubiertoscant. 30
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 24
- Hojas de rotafoliocant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Post-itscant. 12
- Bolígrafoscant. 30
- Bloc de notas A4cant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye también la ruta y la hora de llegada para que los participantes sepan dónde ir y cuándo presentarse.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering con varios días de margen. Así puedes ajustar la comida antes de hacer la compra o confirmar el pedido.
- Comprueba el material de entrenamiento y el equipo audiovisual al menos un día antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores y regletas. Una prueba de 15 minutos evita perder tiempo al comenzar.
- Prepara las tarjetas con nombres, las hojas de trabajo y la mesa de registro la víspera. Coloca también las esterillas, conos, aros, pelotas, gomas y antifaces según el primer ejercicio del programa.
- Abre y ventila la ubicación con antelación suficiente para colocar mesas y sillas sin prisas. Prepara el café y el té antes de la recepción, y enfría las bebidas al menos 2 horas antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un entrenamiento de equipo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, lugar, formadores e inscripciones. Reserva la sala y el catering en cuanto conozcas una previsión de asistentes, y deja la comprobación final del material para el día anterior.
- ¿Cuándo debo enviar el programa del entrenamiento?
- Envía el programa y la ruta entre 5 y 7 días antes. Si hay cambios, reenvía la versión actualizada como máximo 24 horas antes para que nadie llegue con información desfasada.
- ¿Qué material audiovisual necesito para una formación de equipo?
- Prepara un portátil, proyector, pantalla de proyección, cable HDMI, alargadores, regletas y un altavoz portátil. Comprueba todas las conexiones 15 minutos antes de empezar y lleva una copia del programa por si falla la presentación.
- ¿Cuándo preparo la comida y las bebidas?
- Confirma el catering y las preferencias dietéticas varios días antes. Enfría las bebidas unas 2 horas antes, prepara los aperitivos y deja listos café, té, vasos, tazas, platos y cubiertos antes de abrir la recepción.
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