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Teamtraining organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Teamtraining braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und ein Programm. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik, Trainingsmaterial und Verpflegung so koordinieren, dass am Veranstaltungstag alles bereitsteht. Plane zuerst Termin, Ort und Ablauf, kläre danach die Teilnehmenden und bestelle rechtzeitig das Catering. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Empfang und dem Start der Übungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Trainingsprogramm erstellen

    2 Personen

  • Trainer und Betreuer festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Route versenden

  • Trainingsraum reservieren

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Trainingsmaterialien überprüfen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Trainingsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Teambuilding-Übungen begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke und Obst servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Reflexionsaufgabe begleiten

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck sammeln

    2 Personen

  • Vertiefende Teamsitzung begleiten

    3 Personen

  • Abendhäppchen servieren

    2 Personen

  • Aktionspunkte festhalten lassen

  • Abschluss und Dankeswort gestalten

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Teilnehmerinformationen nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 24
  • TischeAnz. 6
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • TrainingsmattenAnz. 20
  • KegelAnz. 20
  • ReifenAnz. 8
  • SoftbälleAnz. 8
  • GummibänderAnz. 12
  • AugenbindenAnz. 12

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-Kabel
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3

Geschirr

  • GläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 30
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 24
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • MarkerAnz. 24
  • Post-itsAnz. 12
  • StifteAnz. 30
  • A4-NotizblöckeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin, Ort und Trainingsprogramm mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleiben genug Zeit für Trainer, Raumreservierung und Einladungen.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 3 Wochen vor dem Teamtraining und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche.
  • Prüfe die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI- und Verlängerungskabel spätestens am Vortag.
  • Plane die Raumvorbereitung mit mindestens 60 Minuten Puffer. Lüfte die Räume, stelle Tische und Stühle auf und richte Registrierungstisch, Buffet und Trainingsmaterial ein.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks sowie Kaffee und Tee vor Beginn vor. Rechne für den Empfang mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Wasser pro Person und halte Namensschilder griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Teamtraining organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Trainingsprogramm. Trainer, Raum und Catering lassen sich dann meist noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wann sollte ich die Einladungen zum Teamtraining verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin. Lege die Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vorher fest, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Catering rechtzeitig abschließen kannst.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Teamtrainings?
Plane mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Für Techniktest, Raumlüften, Bestuhlung, Registrierungstisch, Getränke und Trainingsmaterial sind 90 Minuten entspannter.
Was muss ich für ein Teamtraining an Technik und Material prüfen?
Prüfe am Vortag Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. Kontrolliere außerdem Trainingsmatten, Kegel, Reifen, Softbälle, Gummibänder, Augenbinden sowie Arbeitsblätter und Marker.

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