Checklist: teambuildingworkshop organiseren voor 30 deelnemers

Voor een teambuildingworkshop met 30 deelnemers moet je vooral de volgorde bewaken: eerst locatie, begeleider, datum en programma, daarna aanmeldingen en catering. Verzamel dieetwensen vóór je het definitieve aantal doorgeeft en deel teams vooraf in. Controleer techniek en workshopmateriaal uiterlijk de dag ervoor. Op de dag zelf zorgen een duidelijke registratie, naamkaartjes en ingerichte stations voor een vlotte start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopbegeleider boeken
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Definitief aantal doorgeven
Catering bestellen
Werkvormen afstemmen
2 personen
Ruimte-indeling bepalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Teams vooraf indelen
2 personen
Draaiboek printen
Route en parkeren delen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering bevestigen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Workshopstations inrichten
3 personen
Registratietafel klaarzetten
Naamkaartjes klaarleggen
Presentatie testen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkom en programma toelichten
2 personen
Eerste groepsopdracht begeleiden
3 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Tweede groepsopdracht begeleiden
3 personen
Resultaten verzamelen
2 personen
Reflectieronde begeleiden
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dessert klaarzetten
2 personen
Afsluitende activiteit begeleiden
3 personen
Afscheid en mededelingen verzorgen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen

Nazorg

Locatie schoonmaken
3 personen
Koelmaterialen leegmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan of weggooien
2 personen
Deelnemers bedanken
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Stiftenaantal 30
Post-itsaantal 12
A4-papieraantal 200
Pennenaantal 36
Touwaantal 2
Ballenaantal 6
Blinddoekenaantal 15
Naamkaartjesaantal 36

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Ballonnenaantal 30

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf door aan de catering. Zo kun je borden, bestek, glazen en serveerschalen passend klaarzetten.
Plan bij 30 deelnemers een aparte registratietafel bij de ingang en leg de naamkaartjes op alfabetische volgorde klaar. Dat voorkomt een opstopping in de eerste 10 minuten.
Test beamer, laptop, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon minimaal 60 minuten vóór ontvangst. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar voordat de workshopstations worden ingericht.
Maak teams vooraf en zet per station de benodigde flip-over, stiften, post-its, A4-papier en pennen klaar. Controleer ook bijzondere materialen zoals touw, ballen en blinddoeken per werkvorm.
Stuur route, parkeergegevens en het programma uiterlijk 2 dagen vooraf mee met de bevestiging. Print daarnaast één draaiboek voor de organisatie en hang een welkomstbord bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een teambuildingworkshop voor 30 personen organiseren?: Reserveer de locatie en boek de workshopbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Open de aanmeldingen daarna en leg het programma uiterlijk 3 weken voor de workshop definitief vast.
Wanneer moet ik het definitieve aantal deelnemers doorgeven?: Geef het definitieve aantal en de dieetwensen 5 tot 7 dagen vóór de workshop door aan de catering. Verwerk wijzigingen tot dat moment in één deelnemerslijst, zodat teams en naamkaartjes kloppen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, buffettafels, registratietafel en workshopstations. Reserveer daarnaast 60 minuten vóór de start voor de techniek- en materiaalcontrole.
Wat heb ik nodig voor een workshop met 30 deelnemers?: Reken naast tafels en stoelen op registratie- en cateringmeubilair, naamkaartjes, flip-overmateriaal, schrijfmateriaal en de afgesproken oefenmaterialen. Controleer beamer, scherm, laptop, speaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk een dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.