Checklist pour organiser un atelier de team building à 30

Pour un atelier de team building réunissant 30 participants, l’organisation repose surtout sur le bon enchaînement des décisions. Réservez rapidement le lieu et l’animateur, puis fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre définitif doit être transmis au catering suffisamment tôt, tandis que les équipes, les besoins alimentaires et le matériel se préparent en parallèle. Cette checklist vous accompagne jusqu’à l’installation des postes d’atelier et à l’accueil du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver un animateur d’atelier
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Communiquer le nombre définitif
Commander le catering
Harmoniser les activités
2 personnes
Déterminer l’aménagement de l’espace
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Répartir les équipes à l’avance
2 personnes
Imprimer le déroulé
Partager l’itinéraire et le parking
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Confirmer le catering

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Mettre en place les postes d'atelier
3 personnes
Préparer la table d'inscription
Préparer les badges nominatifs
Tester la présentation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Accueil et présentation du programme
2 personnes
Animer le premier exercice de groupe
3 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Animer la deuxième activité de groupe
3 personnes
Rassembler les résultats
2 personnes
Animer le tour de réflexion
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le dessert
2 personnes
Encadrer l’activité de clôture
3 personnes
Gérer les adieux et les annonces
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes

Suivi

Nettoyer le lieu
3 personnes
Vider les équipements de refroidissement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker ou jeter les restes
2 personnes
Remercier les participants
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 30
Post-itqté 12
Papier A4qté 200
Stylosqté 36
Cordeqté 2
Ballonsqté 6
Masquesqté 15
Badges nominatifsqté 36

Décoration

Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Ballonsqté 30

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant l’envoi des invitations : indiquez les horaires, l’adresse, le parking et la date limite d’inscription pour éviter les réponses incomplètes.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et communiquez le nombre définitif au catering avant la commande. Prévoyez aussi un moment précis pour confirmer la livraison.
Répartissez les 30 participants en équipes avant le jour J et préparez les badges nominatifs à l’avance. Vous éviterez une longue file à la table d’inscription.
Vérifiez le matériel au moins la veille : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, enceinte, micro, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble dans la salle choisie.
Prévoyez une vraie phase d’installation le jour même : tables, chaises, postes d’atelier, paperboards, marqueurs et table d’inscription doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un atelier de team building pour 30 personnes ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et l’animateur, de confirmer le programme, puis de gérer les inscriptions et le catering.
Quand envoyer les invitations pour un atelier de team building ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont fixés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’atelier. Donnez une date limite d’inscription située environ 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand communiquer le nombre définitif au traiteur pour 30 participants ?: Transmettez le nombre définitif environ 7 jours avant l’atelier, ou selon le délai demandé par le traiteur. Vérifiez à ce moment les besoins alimentaires et confirmez ensuite la commande et l’horaire de livraison.
Quel matériel faut-il vérifier la veille d’un atelier de team building ?: Testez la projection, le son et l’alimentation électrique : vidéoprojecteur, écran, ordinateur, enceinte, micro, rallonges et multiprises. Comptez aussi le matériel d’atelier pour 30 personnes, notamment les marqueurs, stylos, post-it, papier et badges.

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