Zo organiseer je een tangoavond zonder last-minute gedoe

Een tangoavond staat of valt met de dansvloer, de muziek en een programma dat strak genoeg is zonder gehaast te voelen. Begin met de locatie en controleer meteen of er voldoende vrije vloer, stroompunten en ruimte voor garderobe en bar is. Regel daarna de dj of muziek, dansdocent en uitnodigingen, zodat je het aantal bezoekers op tijd kent. In de laatste week verschuift de aandacht naar techniek, drank, hapjes en de inrichting van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Muziek en dj regelen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Dansdocent bevestigen
7
Programma opstellen
8
Bezoekerslijst bijwerken
9
Welkomsttafel voorbereiden
10
Muziekprogramma controleren
11
Drankvoorraad bestellen
12
Hapjes bestellen
13
Techniek testen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Hapjes ophalen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Programma afdrukken

Event

18
Locatie openen
2 personen
19
Dansvloer vrijmaken
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Decoratie ophangen
2 personen
24
Welkomsttafel inrichten
2 personen
25
Bar en dranktafel inrichten
2 personen
26
Hapjes schikken
2 personen
27
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
28
Registratietafel bemannen
2 personen
29
Gasten ontvangen
2 personen
30
Openingsinstructie geven
31
Proefles begeleiden
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Koffie en thee bijvullen
35
Muziek verzorgen
36
Dansvloer controleren
37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
38
Afvalbakken legen
39
Laatste ronde serveren
2 personen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Muziek en techniek uitschakelen
2 personen
42
Eten en dranken opruimen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Decoratie verwijderen
2 personen
47
Afval afvoeren
2 personen
48
Voorraad tellen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 70

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsschep
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Rode tafellopersaantal 8
Tangoslingersaantal 6
Menukaartstandaardsaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 2
Bezemaantal 2
Vloertrekker
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie voordat je de uitnodigingen verstuurt en controleer of de dansvloer op de avond zelf volledig vrijgemaakt kan worden. Plan daarnaast ruimte voor tafels, stoelen, garderobe en een aparte welkomsttafel.
Leg het programma uiterlijk één week vooraf vast. Zet daarin de ontvangst, eventuele dansles, pauzes en muziekblokken; druk de definitieve versie pas af nadat de bezoekerslijst en dieetwensen zijn bijgewerkt.
Test geluidsinstallatie, mengpaneel, microfoon en laptop niet pas bij het openen van de locatie. Doe minstens één volledige test met de gebruikte aansluitingen en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Koel dranken op tijd en houd water zichtbaar beschikbaar naast wijn en andere drank. Voorzie bij de bar ook flessenopeners, kurkentrekkers en voldoende glazen; die kleine spullen worden vaak pas gemist zodra de eerste gasten binnenkomen.
Maak de zaal eerst dansbaar en richt daarna pas decoratie en tafels in. Zet sfeerlampen en tangoslingers zo op dat ze de looproute, garderobe en geluidskabels niet hinderen; controleer dit nogmaals na het aansluiten van de verlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tangoavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, muziek en dansdocent. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond, zodat je drank, hapjes en zitplaatsen kunt afstemmen.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een tangoavond?: Reserveer niet alleen ruimte voor de dansvloer, maar ook voor ontvangst, garderobe, bar en tafels. Controleer minimaal 2 weken vooraf de indeling ter plaatse en meet of de vloer na het plaatsen van stoelen en tafels nog vrij blijft.
Wanneer test je de techniek voor een tangoavond?: Test speakers, mengpaneel, microfoon en laptop uiterlijk 3 dagen vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de aansluiting van de verlichting voordat gasten arriveren.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een tangoavond?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en bestel drank en hapjes uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Houd water apart beschikbaar en verzamel dieetwensen vóór je de hapjes bestelt, zodat je niet op de avond zelf hoeft bij te bestellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.