Tangoabend organisieren: Schritt für Schritt zum gelungenen Abend

Ein Tangoabend braucht mehr als Musik und eine freie Tanzfläche. Plane zuerst Location, DJ und Tanzlehrer, danach Einladungen, Anmeldungen und Verpflegung. Am Veranstaltungstag zählen klare Zeitfenster: Technik testen, Tanzfläche freiräumen, Getränke kühlen und den Willkommenstisch einrichten. Besonders leicht werden Kabel, Garderobe und ausreichend Gläser vergessen – genau diese Details solltest du vor dem Aufbau prüfen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Musik und DJ organisieren
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Tanzlehrer bestätigen
7
Programm erstellen
8
Besucherliste aktualisieren
9
Willkommenstisch vorbereiten
10
Musikprogramm prüfen
11
Getränkevorrat bestellen
12
Snacks bestellen
13
Technik testen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Snacks abholen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Programm drucken

Event

18
Location öffnen
2 Personen
19
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
21
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
22
Beleuchtung anschließen
2 Personen
23
Dekoration aufhängen
2 Personen
24
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
25
Bar und Getränketisch einrichten
2 Personen
26
Snacks anrichten
2 Personen
27
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
28
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
29
Gäste empfangen
2 Personen
30
Eröffnungsanleitung geben
31
Probestunde begleiten
2 Personen
32
Snacks servieren
2 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Kaffee und Tee nachfüllen
35
Musik organisieren
36
Tanzfläche kontrollieren
37
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
38
Mülleimer leeren
39
Letzte Runde servieren
2 Personen
40
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

41
Musik und Technik ausschalten
2 Personen
42
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
43
Geschirr abwaschen
2 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
45
Location reinigen
3 Personen
46
Dekoration entfernen
2 Personen
47
Abfall entsorgen
2 Personen
48
Bestände zählen
49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
50
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
GarderobenbügelAnz. 70

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierbretterAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
Eislöffel
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Rote TischläuferAnz. 8
Tango-GirlandenAnz. 6
MenükartenständerAnz. 8

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
AbfalltrennbehälterAnz. 2
BesenAnz. 2
Bodenabzieher
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location früh und kläre spätestens zwei Wochen vorher, wann du hinein kannst. Für Aufbau, Technik, Dekoration und Getränketisch solltest du mindestens 2 Stunden vor Beginn einplanen.
Bestätige DJ und Tanzlehrer nicht nur mündlich: Lege Musikprogramm, Unterrichtszeit und benötigte Technik mindestens 7 Tage vorher schriftlich fest. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Laptop vor dem Einlass.
Bearbeite Anmeldungen laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Tangoabend ab. Aktualisiere die Besucherliste danach noch einmal, damit Snacks, Teller und Sitzplätze zur erwarteten Personenzahl passen.
Plane Getränke für die ersten beiden Stunden großzügig und kühle sie mindestens 3 Stunden vorher. Stelle Wasser sichtbar bereit und prüfe, ob Wassergläser, Weingläser, Flaschenöffner und Korkenzieher am Getränketisch liegen.
Richte die Tanzfläche vor Tischen und Stühlen her und halte den Eingangsbereich frei. Baue den Willkommenstisch, die Garderobe und die Beleuchtung vor dem Einlass auf; dann musst du während der ersten Tänze nichts mehr umstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tangoabend organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, dem DJ und dem Tanzlehrer. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tangoabend?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei umfangreicher Technik oder Dekoration eher 3 Stunden. Rechne zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Soundcheck und die Kontrolle der Tanzfläche ein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Tangoabend?: Kalkuliere für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 bis 2 pro Person und Stunde. Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein; kühle die Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn.
Was wird bei einem Tangoabend am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Verlängerungskabel, Garderobenbügel, genügend Wassergläser oder ein Flaschenöffner am Getränketisch. Prüfe diese Punkte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass anhand einer kurzen Aufbaukontrolle.

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