Tangoavond organiseren: complete checklist

Een tangoavond vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en een dansvloer. Je regelt vooraf een geschikte locatie, dj of muziekprogramma, een dansdocent en de aanmeldingen. Op de avond zelf moeten techniek, verlichting, ontvangst, drank en hapjes in een vaste volgorde klaarstaan. Gebruik deze checklist om ongeveer vier tot zes weken vooraf te beginnen en werk op de dag zelf van locatiecontrole naar inrichting en test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muziek en dj regelen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Dansdocent bevestigen
Programma opstellen
Bezoekerslijst bijwerken
Welkomsttafel voorbereiden
Muziekprogramma controleren
Drankvoorraad bestellen
Hapjes bestellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes ophalen
Dranken koelen
2 personen
Programma afdrukken

Event

Locatie openen
2 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Bar en dranktafel inrichten
2 personen
Hapjes schikken
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Openingsinstructie geven
Proefles begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Muziek verzorgen
Dansvloer controleren
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Muziek en techniek uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Voorraad tellen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 70

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Laptop
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
IJsschep
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Rode tafellopersaantal 8
Tangoslingersaantal 6
Menukaartstandaardsaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 2
Bezemaantal 2
Vloertrekker
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dansvloer vóór je tafels en stoelen neerzet. Houd een aaneengesloten vrije ruimte over en plaats de welkomsttafel buiten de looproute naar de vloer.
Bevestig de dansdocent en het programma uiterlijk twee weken vooraf. Zet de les, vrije dansblokken en eventuele pauzes met exacte tijden op één afdrukbaar programma.
Test de geluidsinstallatie minimaal één dag eerder met de laptop, het mengpaneel, de actieve speakers en de microfoon. Leg daarnaast minstens één extra verlengkabel en stekkerdoos klaar.
Koel dranken niet pas bij opening. Zet water en andere dranken enkele uren vooraf koud en controleer of er voldoende glazen, flessenopeners en kurkentrekkers bij de bar liggen.
Richt de garderobe en welkomsttafel vóór de eerste bezoeker in. Leg bezoekerslijst, programma’s en schrijfmateriaal klaar en verwerk dieetwensen voordat de hapjes worden opgehaald.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tangoavond organiseren?: Reserveer de locatie en leg muziek en dansdocent ongeveer vier tot zes weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een tangoavond op te bouwen?: Reken op minimaal drie uur opbouw voor tafels, stoelen, dansvloer, geluidsinstallatie, verlichting, decoratie en ontvangst. Plan daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige techniek- en muziekcheck.
Wanneer moet ik de drank en hapjes regelen voor een tangoavond?: Bestel drank en hapjes ongeveer één week vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk vaststaat. Haal de hapjes op de dag zelf op en koel de dranken minstens twee uur vóór opening.
Hoe richt ik een tangoavond in met een dansvloer?: Maak eerst een vrije dansvloer en plaats daarna de tafels en stoelen langs de randen. Houd de welkomsttafel en bar buiten de dansroute en reserveer minstens 30 minuten vóór opening om de looproutes te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.