Checklist para organizar una noche de tango
Organizar una noche de tango requiere más que reservar un salón y poner música. Hay que coordinar al profesor, las inscripciones, las preferencias alimentarias y un programa que combine baile, pausas y bienvenida. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la reserva del lugar hasta la apertura de la pista. También incluye los detalles que suelen llegar tarde: probar el sonido, enfriar las bebidas, despejar la pista y preparar el guardarropa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Gestionar la música y el DJ
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar al profesor de baile
Elaborar el programa
Actualizar la lista de visitantes
Preparar la mesa de bienvenida
Comprobar el programa musical
Pedir bebidas
Pedir aperitivos
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los aperitivos
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir el programa
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar la barra y la mesa de bebidas
2 personas
Disponer los aperitivos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Dar la instrucción de apertura
Guiar la clase de prueba
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Proporcionar la música
Comprobar la pista de baile
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar la música y el equipo técnico
2 personas
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Contar el inventario
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchas para el guardarropacant. 70
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Tablas para servircant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Portátil
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cuchara para helado
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Caminos de mesa rojoscant. 8
- Guirnaldas de tangocant. 6
- Soportes para cartas del menúcant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Contenedores de separación de residuoscant. 2
- Escobacant. 2
- Limpiacristales
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar con suficiente margen para comprobar el tamaño de la pista, la ubicación de las mesas y el espacio para guardar abrigos. Deja al menos 90 minutos antes de la llegada para montar la sala y probar la técnica.
- Cierra las inscripciones antes de comprar comida y bebidas. Usa el número confirmado de visitantes para calcular las porciones y revisa las preferencias dietéticas varios días antes del evento.
- Confirma al profesor de baile y al DJ antes de imprimir el programa. Reserva 15 minutos para una prueba completa con portátil, mesa de mezclas, altavoces activos y micrófono.
- Despeja la pista antes de colocar mesas y sillas, y comprueba que quede un recorrido claro hacia la barra y la mesa de bienvenida. Los percheros y las perchas para el guardarropa deben estar listos antes de abrir la ubicación.
- Enfría las bebidas con antelación y prepara vasos, copas, platos y cubiertos en bandejas o tablas de servir. La cafetera, las teteras y los termos suelen olvidarse porque se montan después de la barra.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una noche de tango?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes para actualizar la lista de visitantes, pedir la comida y recoger las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de tango?
- Calcula al menos 90 minutos de montaje y añade 30 minutos para probar el sonido y la iluminación. Si hay decoración, barra y varias mesas, reserva 2 horas completas antes de la apertura.
- ¿Cuántas bebidas debo comprar para una noche de tango?
- Como referencia, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade agua suficiente y prepara una parte sin alcohol según las inscripciones y las preferencias recibidas.
- ¿Cuándo se debe confirmar al profesor de baile y el programa musical?
- Confirma al profesor como mínimo 3 semanas antes y cierra el programa musical 7 días antes. Haz una comprobación final del programa y del equipo el mismo día, antes de que lleguen los invitados.
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