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Tangoabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Tangoabend braucht mehr Vorbereitung als nur Musik und eine freie Tanzfläche. Location, DJ oder Musikprogramm, Tanzlehrer und Anmeldungen sollten früh feststehen, damit du den Ablauf planen kannst. Kurz vor dem Termin zählen Technik, gekühlte Getränke und ein aufgeräumter Empfangsbereich. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung bis zum Öffnen der Location durch die nötigen Schritte und erinnert an Dinge, die oft zu spät erledigt werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Musik und DJ organisieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Tanzlehrer bestätigen

  • Programm erstellen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Willkommenstisch vorbereiten

  • Musikprogramm prüfen

  • Getränkevorrat bestellen

  • Snacks bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Snacks abholen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Programm drucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Bar und Getränketisch einrichten

    2 Personen

  • Snacks anrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Eröffnungsanleitung geben

  • Probestunde begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche kontrollieren

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Musik und Technik ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Bestände zählen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • GarderobenbügelAnz. 70

Geschirr

  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Mikrofon
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Eislöffel
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Rote TischläuferAnz. 8
  • Tango-GirlandenAnz. 6
  • MenükartenständerAnz. 8

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • AbfalltrennbehälterAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Bodenabzieher
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location früh und kläre, wann du hinein kannst. Plane mindestens 2 Stunden für Tanzfläche, Tische, Stühle, Technik, Beleuchtung und Dekoration ein.
  • Schließe Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche und aktualisiere die Besucherliste spätestens 3 Tage vorher, damit Snacks und Getränke passend bestellt werden können.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop und Verlängerungskabel vor dem Aufbau gemeinsam. Ein kurzer Soundcheck am selben Tag, mindestens 90 Minuten vor Beginn, verhindert Verzögerungen.
  • Richte den Willkommenstisch vor dem Einlass ein und lege das gedruckte Programm bereit. Garderobenständer, Bügel und ein klarer Weg zur Tanzfläche werden häufig erst bemerkt, wenn die ersten Gäste eintreffen.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und plane für das erste Veranstaltungsstunde 2 bis 3 Getränke pro Person ein. Stelle Wasser gut sichtbar bereit und öffne Flaschenöffner sowie Korkenzieher an der Getränkestation.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tangoabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, Musik und dem Tanzlehrer. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tangoabend?
Rechne mit mindestens 2 Stunden für Möbel, Tanzfläche, Beschallung, Beleuchtung, Dekoration und Getränketisch. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Techniktest ein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Tangoabend?
Kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze ausreichend Wasser. Bestelle den Getränkevorrat spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Nachbestellungen noch möglich sind.
Wann sollte die Besucherliste für den Tangoabend fertig sein?
Aktualisiere die Liste spätestens 3 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Snacks, Geschirr, Sitzplätze und besondere Ernährungswünsche noch anpassen.

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