Checklist voor een tandheelkundig congres organiseren
Een tandheelkundig congres organiseren vraagt meer dan een zaal, sprekers en koffie. Je moet ook accreditatiegegevens, dieetwensen, presentaties, registratie en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, deelnemersinformatie en congresmaterialen. Deze checklist bevat 69 taken en 70 spullen, zodat je zowel de voorbereiding als de congresdag in een vaste volgorde kunt uitvoeren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en datum vastleggen
2 personen
Programma en thema bepalen
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekerscontracten bevestigen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Technische ondersteuning reserveren
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Registratielijst bijhouden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Accreditatiegegevens verzamelen
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Programma laten drukken
Sprekerspresentaties verzamelen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Route- en parkeerinformatie maken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Congresmappen samenstellen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentatietechniek klaarzetten
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Congresmappen klaarleggen
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Vragenmicrofoon bedienen
Accreditatieaanwezigheid registreren
2 personen
Borrelhapjes voorbereiden
3 personen
Buffet voor diner opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen tellen en verpakken
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen
Aanwezigheidsbewijzen versturen
2 personen
Bedankbericht aan sprekers sturen
Presentaties met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Congresstoelenaantal 120
- Tafelsaantal 18
- Registratietafelsaantal 2
- Spreektafel
- Podiumdelenaantal 4
- Buffettafelsaantal 4
- Kapstokkenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Geluidsmixer
- Luidsprekersaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- HDMI-kabelsaantal 4
- Laptopladersaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 160
- Wijnglazenaantal 120
- Dinerbordenaantal 130
- Dessertbordenaantal 130
- Besteksetsaantal 130
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Theedozenaantal 4
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerbladenaantal 8
- Chafing dishesaantal 6
- Tafellopersaantal 18
- Kurkentrekkersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Boodschappen
Decoratie
- Welkomstbannersaantal 2
- Richtingsbordenaantal 10
- Naambordhoudersaantal 12
- Tafelbordjesaantal 20
- Bloemstukkenaantal 8
- Pennenaantal 130
- Notitieblokkenaantal 130
- Congresmappenaantal 120
- Naamkaartjesaantal 130
- Lanyardsaantal 130
- Badgehoudersaantal 130
- Tafelnummersaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Afvalzakhoudersaantal 10
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Afwasteiltjesaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekenaantal 12
- Toiletpapieraantal 48
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Koelplatenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Keukenpapierrollenaantal 12
- Voedselcontainersaantal 20
Tips
- Leg technische afspraken uiterlijk 2 weken voor het congres vast. Laat alle sprekerspresentaties vooraf aanleveren en test projector, scherm, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker met de gebruikte laptops.
- Verzamel accreditatiegegevens direct bij de aanmelding en controleer de registratielijst wekelijks. Zo hoef je niet vlak voor de start nog ontbrekende gegevens van deelnemers of sprekers na te bellen.
- Maak naamkaartjes pas nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt, maar plan het printen minimaal 2 werkdagen voor het congres. Leg ze bij de registratietafels op alfabetische volgorde klaar.
- Bevestig de cateringhoeveelheden 5 tot 7 dagen vooraf op basis van het actuele aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen. Koel dranken op tijd en controleer of buffetmateriaal, glazen, kopjes en bestek aanwezig zijn.
- Stuur route-, parkeer- en deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor het congres. Vermeld daarin ook het registratie-uur, de locatie van de zaal, het programma en wat deelnemers nodig hebben voor accreditatie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tandheelkundig congres organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met locatie, datum, thema en programma. Sprekers, catering en technische ondersteuning leg je daarna zo snel mogelijk vast, zodat je nog alternatieven hebt.
- Wanneer moet ik sprekerspresentaties voor een tandheelkundig congres verzamelen?
- Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op en controleer ze technisch uiterlijk 2 werkdagen vooraf. Zet de bestanden bovendien op de congreslaptop en bewaar een reservekopie.
- Hoeveel dagen voor een congres verstuur je deelnemersinformatie?
- Stuur route-, parkeer- en programma-informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook het registratie-uur, zodat deelnemers weten wanneer ze hun naamkaartje kunnen ophalen.
- Wanneer bevestig je de catering voor een tandheelkundig congres?
- Bevestig aantallen en dieetwensen 5 tot 7 dagen voor de congresdatum. Gebruik daarvoor de actuele registratielijst en houd enkele extra porties achter de hand voor late wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!