Checkliste für den zahnmedizinischen Kongress

Ein zahnmedizinischer Kongress braucht mehr als ein gutes Programm: Referenten, Akkreditierungsdaten, Technik, Catering und Teilnehmerunterlagen müssen ineinandergreifen. Beginne mit Ort, Datum und Thema und arbeite dich anschließend über Anmeldung und Vorträge bis zur Durchführung vor. Plane feste Fristen für Sprecherverträge, Präsentationen und Cateringmengen ein. So erkennst du Engpässe, bevor am Registrierungstisch oder beim ersten Vortrag Zeit verloren geht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum festlegen
2 Personen
Programm und Thema festlegen
3 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Sprecherverträge bestätigen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Technischen Support reservieren
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeliste führen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Akkreditierungsdaten sammeln
2 Personen
Namensschilder entwerfen
Programm drucken lassen
Vorträge der Referenten sammeln
2 Personen
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen erstellen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Namensschilder drucken
2 Personen
Kongressmappen zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Präsentationstechnik aufbauen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
Kongressmappen bereitlegen
2 Personen
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
3 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeepause servieren
3 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
Fragemikrofon bedienen
Anwesenheit bei der Akkreditierung registrieren
2 Personen
Snacks für den Empfang vorbereiten
3 Personen
Buffet fürs Abendessen aufbauen
4 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Präsentationstechnik ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien zählen und verpacken
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Lieferantenrechnungen sammeln
Teilnahmebestätigungen versenden
2 Personen
Dankesnachricht an Sprecher senden
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
TischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
Laptop-LadegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
TeedosenAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
TischläuferAnz. 18
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
Einkäufe

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
WegweiserAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 12
TischschilderAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 8
StifteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 130
TagungsmappenAnz. 120
NamensschilderAnz. 130
LanyardsAnz. 130
BadgehalterAnz. 130
TischnummernAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlplattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenpapierrollenAnz. 12
LebensmittelbehälterAnz. 20

Tipps

Lege Ort, Datum und Programm früh fest und bestätige Referenten sowie Sprecherverträge spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Für kurzfristige Absagen bleibt dann noch Zeit, Ersatz zu organisieren.
Sammle Akkreditierungsdaten zusammen mit der Anmeldung und schließe die Teilnehmerliste 7 bis 10 Tage vor Beginn. Danach lassen sich Namensschilder, Kongressmappen und Cateringmengen verlässlich vorbereiten.
Fordere die Präsentationen der Referenten mindestens 5 Tage vorher an. Prüfe jede Datei auf Laptop, Projektor, HDMI-Verbindung, Präsentationsklicker und Ton, statt die Technik erst am Veranstaltungstag zu testen.
Plane die Registrierung mit einem eigenen Tisch und einer alphabetisch sortierten Anmeldeliste. Lege Namensschilder, Programm und Kongressmappen mindestens 60 Minuten vor dem Einlass bereit.
Bestätige die Cateringmenge 3 bis 5 Werktage vorher und erfasse Ernährungswünsche separat. Kühle Getränke rechtzeitig und stelle für Pausen ausreichend Tassen, Gläser, Teller und Besteck bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen zahnmedizinischen Kongress organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Ort, Datum und Thema. Referenten, Verträge und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress feststehen.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordere die Dateien mindestens 5 Tage vor dem Kongress an. So bleibt ein ganzer Arbeitstag für die technische Prüfung auf Laptop, Projektor, Ton und Präsentationsklicker.
Wann sollte die Anmeldung für einen zahnmedizinischen Kongress geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor Beginn, wenn Namensschilder und Kongressmappen gedruckt werden müssen. Spätere Änderungen solltest du in einer separaten Nachmeldeliste führen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Kongresstag?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Registrierungstische, Bestuhlung, Bühne, Technik, Beschilderung und Catering ein. Der Technikcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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