Checklist pour organiser un congrès dentaire

Un congrès dentaire se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et le programme, puis les intervenants, les inscriptions et la logistique. Cette checklist couvre les 69 tâches du projet, de la réservation du traiteur au contrôle des présentations. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés, comme les données d’accréditation, les besoins alimentaires, les badges et les informations de stationnement. Utilisez-la pour suivre l’avancement jusqu’au jour de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu et la date
2 personnes
Définir le programme et le thème
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les contrats des intervenants
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver l’assistance technique
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Tenir la liste d'enregistrement à jour
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les données d’accréditation
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Faire imprimer le programme
Rassembler les présentations des intervenants
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les dossiers du congrès
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Préparer les dossiers du congrès
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les badges
3 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Gérer le micro pour les questions
Enregistrer la présence à l’accréditation
2 personnes
Préparer des amuse-bouches
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Encadrer la présentation de clôture
2 personnes
Organiser le cocktail networking
3 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Compter et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer les justificatifs de présence
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tablesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables de buffetqté 4
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Boîtes de théqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Bains-marieqté 6
Chemins de tableqté 18
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Courses

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux directionnelsqté 10
Porte-nomsqté 12
Pancartes de tableqté 20
Compositions floralesqté 8
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 130
Dossiers de congrèsqté 120
Badges nominatifsqté 130
Lanyardsqté 130
Porte-badgesqté 130
Numéros de tableqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Rouleaux d’essuie-toutqté 12
Conteneurs alimentairesqté 20

Conseils

Bloquez le lieu et la date avant de contacter les intervenants : prévoyez ensuite plusieurs semaines pour confirmer leurs contrats et rassembler leurs présentations.
Fermez les inscriptions avec une date interne de comptage au moins 7 jours avant le congrès. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les quantités du traiteur, les besoins alimentaires et l’impression des badges.
Demandez les données nécessaires à l’accréditation dès le formulaire d’inscription, plutôt que de les rechercher à l’accueil. Vérifiez la liste d’enregistrement au moins une fois par semaine, puis chaque jour durant la dernière semaine.
Organisez une vérification technique complète 1 à 2 jours avant l’événement : testez le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les rallonges et le cliqueur avec les présentations réelles.
Préparez les dossiers, badges, informations d’itinéraire et de stationnement la veille. Refroidissez les boissons et chargez les ordinateurs, batteries externes et autres équipements avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès dentaire ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un congrès dentaire de taille moyenne. Commencez par le lieu, la date et le programme, puis réservez rapidement les intervenants, le traiteur et l’assistance technique.
Quand envoyer les invitations pour un congrès dentaire ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant le congrès. Faites un rappel 10 à 14 jours avant la date limite d’inscription afin d’obtenir des chiffres fiables pour le traiteur et les badges.
Quand faut-il confirmer le nombre de repas ?: Confirmez les quantités au traiteur environ 7 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une petite marge uniquement si le contrat du traiteur le permet.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès dentaire ?: La veille, contrôlez les badges, les dossiers, la liste d’enregistrement, les présentations et tout le matériel audiovisuel. Préparez aussi les tables d’inscription, refroidissez les boissons et vérifiez l’itinéraire transmis aux participants.

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