Checklist voor een tandartspraktijk open dag
Een open dag in een tandartspraktijk vraagt meer voorbereiding dan alleen de deuren openzetten. Bezoekers moeten zich kunnen aanmelden, weten wanneer rondleidingen en demonstraties plaatsvinden en bij binnenkomst snel worden geregistreerd. Tegelijk moeten praktijkruimtes representatief zijn, presentaties werken en hapjes en dranken op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te verdelen over de weken vooraf, de laatste dag en de ochtend van de open dag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersbestellingen plaatsen
Programma naar bezoekers sturen
Aanmeldingen bevestigen
Rondleidingen inplannen
Demonstraties inplannen
Reserveringen controleren
Bedrijfskleding klaarleggen
Presentaties en video's testen
2 personen
Praktijkruimtes opruimen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratielijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Informatiestands inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Rondleidingsroute markeren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Team kort instrueren
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Bezoekers rondleiden
2 personen
Tandverzorging demonstreren
2 personen
Kindertafel begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
Presentaties bedienen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
Nazorg
Catering afbouwen
3 personen
Materialen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Praktijkruimtes schoonmaken
3 personen
Techniek uitschakelen
Versiering verwijderen
2 personen
Sleutels en materialen controleren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Bezoekers nabellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Registratiebalie
- Statafelsaantal 4
- Krukkenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
- Serveertangenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Ballonnenaantal 80
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Informatiebordenaantal 8
- Naambadgesaantal 80
- Pennenaantal 20
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Kabelhaspelsaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Desinfectiedoekjesaantal 8
- Papieren handdoekenaantal 6
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en bevestig elke aanmelding, zodat je het aantal bezoekers en de catering uiterlijk een paar dagen vooraf kunt bijstellen.
- Plan rondleidingen en demonstraties in tijdsloten van bijvoorbeeld 20 tot 30 minuten. Zo voorkom je dat alle bezoekers tegelijk in een behandelruimte staan en blijft er ruimte voor vragen bij de informatiestands.
- Test presentaties, video’s, laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; juist die worden vaak pas tijdens de opbouw gemist.
- Maak de registratielijst en naambadges vooraf op basis van de bevestigde aanmeldingen. Richt de ontvangstbalie zo in dat één persoon bezoekers kan afvinken en een tweede persoon vragen kan beantwoorden zonder een rij te veroorzaken.
- Zet tafels, stoelen en het cateringbuffet vooraf op een eenvoudige plattegrond. Plaats dranken minstens enkele uren voor aanvang koud en houd herbruikbare borden, bekers, kopjes, bestek en serveertangen bij het buffet bij de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tandartspraktijk open dag organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Open het aanmeldformulier direct daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de open dag een betrouwbaar bezoekersaantal hebt.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een tandartspraktijk open dag versturen?
- Verstuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en stuur ongeveer 1 week voor de open dag een praktische herinnering. Vermeld daarin het programma, eventuele tijdsloten en de route naar de ontvangstbalie.
- Hoeveel tijd moet ik plannen voor rondleidingen en demonstraties?
- Reken per rondleiding of demonstratie op 20 tot 30 minuten en plan tussen twee groepen minstens 10 minuten wisseltijd. Bij meerdere ruimtes werkt een tijdslot per groep beter dan vrije inloop.
- Wanneer moet ik de techniek voor de open dag testen?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, video’s, luidsprekers en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van stroomaansluitingen en het geluid voordat bezoekers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!