Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas en una clínica dental
Una jornada de puertas abiertas en una clínica dental combina recepción de visitantes, visitas guiadas, demostraciones y momentos informales para conversar. El plan reúne 52 tareas y 44 materiales, desde publicar el programa y gestionar las inscripciones hasta preparar el buffet y probar las presentaciones. Empieza por definir horarios y aforo, y deja cerrados los proveedores con antelación. Durante la última semana, confirma asistentes, preferencias dietéticas y el funcionamiento de todos los equipos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Realizar los pedidos a los proveedores
Enviar el programa a los visitantes
Confirmar inscripciones
Programar visitas guiadas
Programar demostraciones
Comprobar las reservas
Dejar preparada la ropa de trabajo
Probar presentaciones y vídeos
2 personas
Ordenar los espacios de práctica
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Imprimir la lista de registro
Preparar acreditaciones
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puestos informativos
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Marcar la ruta de la visita guiada
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir brevemente al equipo
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Guiar a los visitantes
2 personas
Demostrar el cuidado dental
2 personas
Acompañar la mesa infantil
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
Gestionar las presentaciones
Guiar a los visitantes hacia la salida
Seguimiento
Desmontar el catering
3 personas
Recoger los materiales
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar las aulas prácticas
3 personas
Apagar la técnica
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar llaves y materiales
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
Llamar de nuevo a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mostrador de registro
- Mesas altascant. 4
- Taburetescant. 8
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 70
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 10
- Globoscant. 80
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Paneles informativoscant. 8
- Credencialescant. 80
- Bolígrafoscant. 20
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Enrollacablescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Catering
- Compras
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Toallitas desinfectantescant. 8
- Toallas de papelcant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Consejos
- Publica la fecha, el programa y el formulario de inscripción con al menos 3 semanas de antelación. Así tendrás tiempo para gestionar las respuestas y ajustar las visitas guiadas y demostraciones al número real de asistentes.
- Cierra las preferencias dietéticas 7 días antes y trasládalas al proveedor de catering. No esperes al día del evento: las cantidades y opciones del buffet dependen de esa información.
- Envía el programa y la confirmación de inscripción entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el punto de registro y la duración prevista de las visitas y demostraciones.
- Haz una prueba completa de las presentaciones y vídeos 2 días antes, usando el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y todos los cables. Una prueba solo de diapositivas no detecta problemas de sonido o conexiones.
- Monta recepción, puestos informativos, sillas, mesas y buffet el mismo día con un margen mínimo de 2 horas. Deja preparadas las acreditaciones y la lista de registro para que la llegada no bloquee la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo anunciar una jornada de puertas abiertas dental?
- Anúnciala al menos 3 semanas antes y abre el formulario de inscripción en ese momento. Envía una confirmación final entre 3 y 5 días antes, cuando ya puedas cerrar horarios y aforo.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones?
- Revisa las inscripciones de forma periódica y confirma a cada visitante entre 3 y 5 días antes. Aprovecha ese contacto para comprobar preferencias dietéticas y enviar el programa definitivo.
- ¿Cuándo debo probar el proyector y las presentaciones?
- Haz una prueba completa 2 días antes y repítela el día del evento antes de recibir al público. Comprueba imagen, sonido, micrófono, cables, regletas y compatibilidad del portátil.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar la clínica antes de abrir?
- Reserva como mínimo 2 horas para colocar mesas, sillas, mostrador de registro, puestos informativos y buffet. Añade tiempo adicional si también debes montar decoración o realizar una prueba técnica final.
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