Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au cabinet dentaire

Une journée portes ouvertes dans un cabinet dentaire demande plus qu’un accueil convivial. Il faut coordonner les inscriptions, les visites guidées, les démonstrations et la circulation des visiteurs sans perturber les espaces pratiques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières invitations jusqu’à l’installation du comptoir d’accueil et du buffet. Elle couvre aussi les oublis fréquents : besoins alimentaires, badges, tests vidéo, branchements et confirmation des réservations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer les commandes fournisseurs
Envoyer le programme aux visiteurs
Confirmer les inscriptions
Planifier les visites guidées
Planifier les démonstrations
Vérifier les réservations
Préparer les vêtements professionnels
Tester les présentations et les vidéos
2 personnes
Ranger les salles pratiques
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Préparer les badges nominatifs
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les stands d’information
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Balisage du parcours de visite
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer rapidement l’équipe
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Guider les visiteurs
2 personnes
Démontrer les soins dentaires
2 personnes
Animer la table des enfants
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
Animer les présentations
Accompagner les visiteurs vers la sortie

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Ranger le matériel
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les locaux pratiques
3 personnes
Éteindre la technique
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier les clés et le matériel
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
Rappeler les visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 4
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux d'informationqté 8
Badges nominatifsqté 80
Stylosqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallonges à enrouleurqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Lingettes désinfectantesqté 8
Essuie-toutqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription dès la publication de la date et du programme. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et, si nécessaire, le créneau souhaité pour une visite ou une démonstration.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau plutôt que la veille. Envoyez une confirmation avec le programme, l’horaire d’arrivée et les informations pratiques au moins 3 jours avant la journée portes ouvertes.
Prévoyez un déroulé par petits groupes pour les visites guidées et les démonstrations. Gardez 10 à 15 minutes entre deux séquences afin d’absorber les retards et d’éviter les attroupements dans les salles pratiques.
Testez les présentations, les vidéos et le son au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque branchement de l’ordinateur, du vidéoprojecteur, des haut-parleurs et du microphone, puis gardez les rallonges et multiprises accessibles.
Installez l’accueil avant le reste de la décoration. Placez la liste d’inscription, les badges nominatifs et les stylos sur le comptoir, puis prévoyez les boissons au frais et le buffet traiteur avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Quand publier le programme d’une journée portes ouvertes chez le dentiste ?: Publiez la date et le programme au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de recueillir les besoins alimentaires et de planifier les créneaux de visite.
Quand confirmer les inscriptions à une journée portes ouvertes dentaire ?: Envoyez une confirmation définitive 3 jours avant la date prévue. Utilisez cette échéance pour rappeler l’horaire, le programme, les modalités d’accès et le créneau attribué si les visites sont organisées par groupe.
Combien de temps avant tester les présentations et les vidéos ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez l’image, le son, les fichiers utilisés et les branchements de secours.
Quand préparer le buffet et les boissons pour la journée portes ouvertes ?: Préparez les en-cas et mettez les boissons au frais le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des visiteurs. Installez le buffet assez tôt pour régler la circulation et éviter de mélanger le service avec l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.