Tall Ships Festival organiseren: checklist van voorbereiding tot afbouw

Een Tall Ships Festival organiseren vraagt meer dan schepen en een programma. Je regelt tegelijk ligplaatsen, vergunningen, bezoekersinformatie, rondleidingen, vrijwilligers en catering op een terrein dat snel druk wordt. Begin enkele maanden vooraf met de formele afspraken en werk daarna toe naar een vast programma en duidelijke taakverdeling. In de laatste week controleer je materiaal, routeborden, stroom en weersverwachting; op de dag zelf draait alles om een korte crewbriefing en een overzichtelijke kade.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning aanvragen
Ligplaatsen bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleidingen plannen
2 personen
Catering bestellen
Drukwerk bestellen
Weersverwachting controleren
Bezoekersinformatie publiceren
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Crewbriefing voorbereiden
2 personen
Kade en terrein inspecteren
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Infobalie inrichten
3 personen
Cateringbalie inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Veiligheidsafzetting plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Registratielijst klaarleggen
2 personen
Crewbriefing geven
4 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
6 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Scheepsrondleidingen begeleiden
6 personen
Maritieme demonstraties begeleiden
4 personen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Avondverlichting controleren
2 personen
Laatste rondleiding begeleiden
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
4 personen
Laatste drankronde serveren
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Veiligheidsafzetting verwijderen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Borden en linten verwijderen
3 personen
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 20
Stoelenaantal 80
Baliestandaantal 2
Tafelkleedaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 500
Dessertbordenaantal 300
Besteksetsaantal 500
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Markeerlintaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoon
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 250
Programmaflyersaantal 600
Polsbandjesaantal 600

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Maritieme vlaggenaantal 20
Touwrollenaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg ligplaatsen en vergunningen vroeg vast: zonder bevestigde kade-indeling kun je rondleidingen, routeborden, cateringbalies en bezoekersstromen niet betrouwbaar plannen.
Plan rondleidingen in tijdsloten en verwerk aanmeldingen centraal. Reserveer per tijdslot een begeleider en houd ruimte voor bezoekers die zich op de dag zelf melden.
Controleer catering niet alleen op aantallen, maar ook op dieetwensen, koeling en uitgifte. Zet herbruikbare bekers, borden, bestek, serveerschalen en serveertangen per balie klaar.
Test alle techniek vóór de crewbriefing: geluidsset, microfoons, koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen. Neem powerbanks mee voor telefoons en aanmeldingen bij de infobalie.
Loop de kade en het terrein minstens één keer volledig na voordat bezoekers komen. Plaats routeborden zichtbaar, controleer tenten en tafels en zet ledlichtsnoeren of ledlampen klaar voor donkere doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Tall Ships Festival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met vergunningen, ligplaatsen en reserveringen. Start ongeveer 3 maanden vooraf met programma, vrijwilligers, catering en communicatie; de laatste week gebruik je voor controles en opbouwplanning.
Wat moet ik een week voor een Tall Ships Festival controleren?: Controleer dan de weersverwachting, definitieve aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling en leveringen. Test ook geluidsset, microfoons, stroomvoorziening en routeborden en maak een korte crewbriefing.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Tall Ships Festival?: Tel per gelijktijdige publiekszone minimaal 2 aanspreekpunten: één voor bezoekers en één voor praktische problemen. Voeg per rondleiding minstens 1 begeleider toe en plan daarnaast een kleine opbouw- en cateringploeg.
Wanneer moet ik de catering voor een Tall Ships Festival bestellen?: Bestel de catering bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal en de dieetwensen bekend zijn. Controleer 48 uur voor de start de aantallen, koeling, dranken en uitgiftepunten opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.