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Tall Ships Festival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Tall Ships Festival braucht mehr als Schiffe am Kai: Genehmigungen, Liegeplätze, Führungen, Verpflegung und Besucherinformationen müssen ineinandergreifen. Beginne früh mit Behörden, Hafen und Reservierungen, bevor du Programm und Einladungen festlegst. In der letzten Woche zählen Wetterprüfung, Materialkontrolle und Crew-Briefing. Am Veranstaltungstag sorgen klar beschilderte Wege, vorbereitete Getränke und ein eingerichteter Infostand für weniger Rückfragen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigung beantragen

  • Liegeplätze bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Führungen planen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Drucksachen bestellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

    2 Personen

  • Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Crew-Briefing vorbereiten

    2 Personen

  • Kaimauer und Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Infostand einrichten

    3 Personen

  • Cateringtheke einrichten

    4 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Sicherheitsabsperrung anbringen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Materialien für die Führung bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Registrierungsliste bereitlegen

    2 Personen

  • Crew-Briefing geben

    4 Personen

  • Letzte Geländekontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    6 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Schiffsrundgänge begleiten

    6 Personen

  • Maritime Vorführungen betreuen

    4 Personen

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

    3 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Abendbeleuchtung prüfen

    2 Personen

  • Letzte Führung begleiten

    4 Personen

  • Besucher verabschieden

    4 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Sicherheitsabsperrung entfernen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Schilder und Bänder entfernen

    3 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • StehtischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 10
  • BänkeAnz. 20
  • StühleAnz. 80
  • EmpfangstresenAnz. 2
  • TischdeckeAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 600
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 500
  • DesserttellerAnz. 300
  • BestecksetsAnz. 500
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • Soundanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 8
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • FunkgeräteAnz. 8
  • Megafon
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 30
  • NamensaufkleberAnz. 250
  • ProgrammflyerAnz. 600
  • ArmbänderAnz. 600

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 12

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • Maritime FahnenAnz. 20
  • SeilrollenAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • EiswürfelbehälterAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung und bestätige die Liegeplätze möglichst mehrere Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch Zufahrten, Sicherheitsbereiche und den Zugang zur Kaimauer.
  • Lege das Programm erst fest, wenn Führungen, Crew und Helfer abgestimmt sind. Teile die Freiwilligen für Empfang, Infostand, Rundgänge und Catering mit konkreten Schichten ein.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung und gib die endgültige Gästezahl rechtzeitig an das Catering weiter. Plane zusätzlich Kühlboxen, Servierschalen und wiederverwendbare Becher ein.
  • Prüfe sieben Tage vorher Soundanlage, Mikrofone, Verlängerungskabel, Powerbanks und Wegweiser. Eine zweite Materialkontrolle am Vortag verhindert, dass Zelte, Tische oder Beleuchtung erst beim Aufbau fehlen.
  • Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Kaimauer und Gelände, bevor Zelte und Mobiliar aufgestellt werden. Stelle Infostand, Cateringtheke und Wegweiser so auf, dass Besucher den Eingang, die Führungen und die Ausgänge ohne Nachfrage finden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Tall Ships Festival planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Liegeplätzen und Reservierungen. Programm, Helferplanung und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin stehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Tall Ships Festival verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze eine Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen, damit Ernährungswünsche und die Cateringmenge rechtzeitig feststehen.
Wie viele Helfer braucht ein Tall Ships Festival?
Plane pro gleichzeitigem Besucherbereich mindestens 2 Helfer ein: einen für Fragen und einen für Wege oder Einlass. Für Führungen, Catering und Technik kommen jeweils eigene Schichten hinzu; erstelle den Dienstplan mindestens 2 Wochen vorher.
Was muss man am Tag vor dem Tall Ships Festival prüfen?
Kontrolliere am Vortag Material, Wettervorhersage, Beschilderung, Technik und die Vollständigkeit des Caterings. Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn kalt gestellt und Snacks am Veranstaltungstag frisch vorbereitet werden.

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