Organiser un Tall Ships Festival sans rien oublier

Un Tall Ships Festival demande une coordination précise entre les navires, les visiteurs, les bénévoles et les prestataires. Commence par obtenir les autorisations et confirmer les emplacements d’amarrage, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les équipes, confirmer la restauration et publier les informations pratiques. La veille et le jour J, concentre-toi sur le quai, la signalétique, l’accueil, le son et le matériel de service.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation
Confirmer les emplacements d’amarrage
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Commander le catering
Commander les imprimés
Vérifier les prévisions météo
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer le briefing de l'équipe
2 personnes
Inspecter le quai et le site
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le comptoir d’information
3 personnes
Aménager le comptoir traiteur
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer la barrière de sécurité
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
Faire le briefing de l'équipe
4 personnes
Effectuer la dernière inspection du site
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
6 personnes
Cocher les inscriptions
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer les visites du bateau
6 personnes
Encadrer les démonstrations maritimes
4 personnes
Encadrer le programme musical
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions du public
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
2 personnes
Accompagner la dernière visite guidée
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer la barrière de sécurité
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retirer les panneaux et les rubans
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 20
Chaisesqté 80
Comptoir d'accueilqté 2
Nappeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 500
Assiettes à dessertqté 300
Couvertsqté 500
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 250
Flyers du programmeqté 600
Braceletsqté 600

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux maritimesqté 20
Rouleaux de cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence les autorisations et les emplacements d’amarrage plusieurs semaines avant l’événement : sans confirmation du quai, les réservations et le programme restent incertains.
Établis le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois les créneaux des visites guidées, puis collecte les inscriptions et les besoins alimentaires pour ajuster les équipes et le catering.
Répartis les bénévoles par postes et par horaires, avec un briefing avant l’ouverture. Prévois au moins une personne à l’accueil, une au comptoir traiteur et une pour guider les visiteurs à chaque créneau.
Vérifie le matériel 2 à 3 jours avant : tentes, tables, chaises, sonorisation, microphones, rallonges, multiprises et éclairage. Le jour précédent, prépare aussi les panneaux de direction et teste les branchements sur place.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Mets les boissons au frais, prépare les en-cas et inspecte le quai avant de monter les tentes et d’installer les espaces d’accueil et de restauration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Tall Ships Festival ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour obtenir les autorisations, confirmer les amarrages, réserver les prestataires et construire le programme. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, les bénévoles, la signalétique et les vérifications.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un Tall Ships Festival ?: Envoie-les dès que les emplacements d’amarrage et le programme sont suffisamment confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires.
Quand vérifier la météo pour un Tall Ships Festival ?: Fais une première vérification 48 heures avant, puis une seconde le matin de l’événement. Cette marge permet d’adapter les tentes, l’éclairage, les branchements et l’organisation du quai avant l’arrivée du public.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un Tall Ships Festival ?: Répartis les bénévoles selon les postes et les horaires plutôt qu’avec un seul chiffre global. Pour chaque créneau, prévois au minimum une personne à l’accueil, une au catering et une pour les visites guidées, puis ajoute une équipe de relève pour les pauses.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.