Talentenwedstrijd organiseren: complete checklist

Een talentenwedstrijd staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst reglement, jury, presentator en locatie vast; daarna volgen aanmeldingen, selectie en de indeling van de optredens. In de laatste week draait het om muziekbestanden, deelnemersinstructies, catering en een draaiboek met duidelijke tijden. Op de dag zelf heb je ruimte nodig voor opbouw, soundcheck, ontvangst en jurybeoordeling, zonder dat deelnemers elkaar voor de voeten lopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Juryleden benaderen
Presentator vastleggen
Techniekleverancier vastleggen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Optredens indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Juryformulieren opmaken
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemersinstructies versturen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek volledig testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Optredens doorlopen
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma openen
2 personen
Optredens begeleiden
4 personen
Juryformulieren uitdelen
Optredens aankondigen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Jurybeoordelingen innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finaleoptredens begeleiden
4 personen
Finalescores verzamelen
2 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Bedankwoord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Podium en techniek afbreken
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek controleren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Jurytafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Ontvangsttafel
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Monitor speaker
Laptop
Reserve laptop
DI-boxaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Rekenmachinesaantal 3
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotlightsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Wedstrijdbanner
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement vast vóór je het aanmeldformulier maakt. Vermeld onder meer de maximale optreedduur, leeftijdsgrenzen, benodigde muziekbestanden en de manier waarop de jury punten geeft.
Plan een aparte soundcheck voor alle acts. Reserveer per deelnemer minimaal 5 minuten en verzamel muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op één laptop én op een reserve-laptop.
Maak het draaiboek niet alleen voor het podium. Neem ook ontvangst, omkleden, juryoverleg, catering, afvalrondes en de momenten waarop deelnemers naar de juiste wachtruimte worden gebracht op.
Controleer de techniek op stroom en bekabeling voordat de opbouw begint. Tel actieve speakers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen na en leg gaffer tape klaar om kabels vast te zetten.
Stuur deelnemersinstructies uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Zet daarin de aankomsttijd, het meldpunt, de duur van de soundcheck, kleding- of materiaalafspraken en een telefoonnummer voor noodgevallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een talentenwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, locatie, reglement, jury en presentator. Open de aanmeldingen daarna 4 tot 6 weken voor de wedstrijd en sluit ze uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je het programma kunt indelen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een talentenwedstrijd?: Reken op minimaal 4 uur voor podiumdelen, jurytafels, geluidsinstallatie, verlichting en ontvangst. Plan daarna nog minstens 60 minuten voor soundcheck en een korte doorloop van het programma.
Wanneer moet ik de muziek van deelnemers verzamelen?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd op. Controleer elk bestand binnen 2 dagen, test het op de laptop en bewaar een tweede kopie op een reserve-laptop of externe opslag.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenwedstrijd?: Met 3 juryleden kun je de beoordeling verdelen en voorkom je dat één stem de uitslag bepaalt. Leg de beoordelingscriteria minstens 2 weken vooraf vast en geef elk jurylid een apart juryformulier.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.